Que es Workflow y cómo funcionan

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13 de octubre de 2021Que es Workflow y cómo funcionanque es workflow

Un Workflow o flujo de trabajo consiste en una serie de acciones de marketing automatizadas. Sirve para simplificar las tareas repetitivas a las que una marca se enfrenta día a día. Con estos procesos se determina de forma automática qué contenido ofrecer a cada persona y que tipo de comunicación establecer con ella.

Los Workflow o flujos de trabajos son de enorme utilidad en el marketing digital. Al tener esta herramienta en la estrategia se programará el envío periódico de Newsletter, email y demás recursos de interés para el potencial cliente.

Ya que gracias al Workflow todo se realizará de forma automática lo que deja un gran beneficio para la marca pues se ahorra tiempo y dinero, además permite alcanzar a enormes cantidades de leads.

¿Cómo funciona un Workflow?

Estos conocidos como flujos de trabajo funcionan con un software de automatización del marketing. A raíz de este paso se definirá y se programará que se envíe en cada uno de los casos que se han contemplado en el Workflow, el cual deberá cubrir todo el proceso desde la generación del lead hasta la venta.

¿Cómo crear un Workflow de Marketing?

Con las diversas novedades que ofrece Internet hoy día hay muchas plataformas disponibles para diseñar nuestros Workflows por lo que no será una tarea difícil tener uno. Dos de las más relevantes son Hubspot y Marketo, que son software donde tienes todo lo necesario para hacer Marketing integrado. Desde analítica, SEO, social media, landings y más. Y por supuesto planificar tu workflow.

Otro punto qué hay que tener claro en la fase de creación es definir los objetivos ya que es muy útil crear los flujos de trabajo teniendo en cuenta los gustos y preferencias de nuestros buyer persona. Algo que ayudará a personalizar muy bien la interacción con los usuarios.

Esta técnica se aplica en el Inbound Marketing, es decir en una estrategia de Marketing Digital, donde primero se atrae tráfico o visitantes para luego convertirlos en potenciales clientes aplicando técnicas de contenido no intrusivo altamente atractivo.

Ya que con esos usuarios se crea una base de datos para conocerlos durante todo un proceso hasta que en un momento oportuno se le envié una oferta comercial concreta para tratar que se produzca la venta. El workflow interviene en todo este proceso, es decir va desde que surge una oportunidad de negocio hasta que se produce la transacción comercial.

Beneficios que ofrece una herramienta como Workflow

  • Esta herramienta permite programar y automatizar muchas acciones de Marketing permitiendo enviar, de manera periódica, emails, Newsletter y cualquier otro tipo de información al posible comprador.
  • Es una herramienta de gran apoyo en el trabajo diario porque se enviarán nuestros mensajes tantas veces como queramos. Puede ser mensual, semanal y en el horario que se prefiera.
  • Permite hacer un trabajo que de otra manera casi sería imposible pues se llega a cientos y miles de leads.

Con la tecnología adecuada será posible crear un Workflow que traerá a tu marca o empresa beneficios sorprendentes ya que su excelente funcionalidad lo posicionan como una estrella de las plataformas de marketing automation ya que permite trazar flujos de trabajo automatizados trayendo beneficios como el ahorro en costes y el aceleramiento de las ventas.

¿Qué debe tener un Workflow?

Los workflows se utilizan para contactar con cientos y miles de clientes potenciales. Con esta herramienta se les envía emails, Newsletter, infografías y un sinfín de contenido con cierta periodicidad, pero es muy importante que sea:

  • Personalizado. Que el cliente sienta que te estás refiriendo a él y no a uno más del montón. Para que esto se dé una manera beneficiosa se debe utilizar la base de datos para poder calcular la frecuencia de los envíos y por esto es muy necesario automatizar los procesos y en este punto es muy importante contar con un Workflow.
  • Conocimiento previo. El cliente debe tener contacto previo con la marca y haber dado su consentimiento para recibir más información. Es decir, el cliente con anterioridad debe haber visitado el sitio web y llenado un formulario o dejar sus datos para seguir enterado de todas las novedades de la marca.
  • Construir una buyer persona. Hay que conocer muy bien cómo son nuestros clientes antes de poner en marcha cualquier estrategia. Así se podrá tener un mejor enfoque de lo que se ofrecerá y cómo. Esto dará como resultado mejores acciones específicas y personalizadas con éxito.
  • Interacción. Hay que tener un constante feedback con el usuario. Mantener las comunicaciones con ellos y para eso hay que emplear los buyer persona.

Ejemplos de Workflow

Evoluciona en tu marca con esta maravillosa herramienta que te ayudará de manera proactiva. Acá te mostramos unos ejemplos de lo que es un Flujo de Trabajo:

  • Contratar empleados: Este es un muy buen ejemplo de referencia ya que al tener empleados nuevos en una empresa se necesita instruir sobre el funcionamiento del lugar. Esta misma acción se deberá aplicar con frecuencia a medida que llegue nuevo personal por lo que se considera workflow.

Pero Workflow aplicado en el Marketing Digital contempla estos dos valiosos ejemplos:

  • Marketing por Email: es una actividad frecuente que desarrollan las marcas o empresas. Y esta necesita una serie de pasos para llevarse a cabo la que, la mayoría de las veces, es utilizada para captar potenciales clientes. Y esto desencadena en una serie de pasos a seguir cómo redactar un texto hasta estructurar una serie de correos electrónicos para un público distinto. Por lo que se implanta un sistema de automatización de Marketing y es muy habitual en las empresas para el flujo de ventas y dar a conocer promociones por lo que se considera Workflow.
  • Marketing de Contenidos: requieren una precisa secuencia de cadena pues no es una sola persona que se encarga de estructurar un buen texto. Los pasos para realizar este Workflow van desde agendar un plan de contenidos hasta realizar la optimización de contenido para los motores de búsqueda. Este pasa por una serie de pasos que incluye a unos cuatro profesionales, como mínimo, involucrados por lo que esta labor ejecutada con mucha regularidad se convierte en Workflow.

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