La unión de estas dos palabras es el nombre oficial de una persona moral ya que se emplea para usos formales como los jurídicos y los administrativos y no tiene que coincidir con el nombre comercial de la misma. Por lo que es común lo usan aquellas empresas que adoptan por nombre legal los nombre y apellidos de uno o varios socios.
En simplicidad, es la denominación subjetiva que identifica a una persona jurídica. Este nombre es el que aparece en el acta de creación y es el que se utiliza en los documentos legales. Siempre y cuando esté inscrito en el registro, lo más frecuente es que se diferencie del nombre comercial con el que es conocido por el público.
Diferencias entre subjetiva y objetiva
Una sociedad personalista, compañía colectiva o en comandita es requisito que posean una denominación subjetiva. Deben incluir en su nombre al menos uno de los apellidos de sus socios y las palabras “compañía” o su abreviatura.
Sociedades de capital, este tipo de empresas tienen la facultad de optar entre una denominación que sea objetiva o subjetiva, un nombre de fantasía que se refiera a una o varias actividades.
Esto permite llegar a la conclusión que se identifica a la razón social como denominación subjetiva y a las demás como denominación social o de sociedad. Por lo que es un requisito de las sociedades personalistas o comanditarias.
Responsabilidad
Existe una relación directa con la responsabilidad personal de sus socios. La razón social se forma con el apellido de todos los que conforman la sociedad. Esta mención obligatoria implica que sus socios responden de manera personal, ilimitada y solidaria a todas las responsabilidades ya que representa la firma de cada uno de los socios y se extiende la responsabilidad a aquellos que figuran.
Su importancia en la facturación
En toda factura es primordial incluir la razón social porque es el nombre legal con el que la agencia tributaria lo identifica. Es decir, si una factura no posee la dirección fiscal de la empresa, no será válida.
Limitaciones
- No se permiten solo siglas.
- Solo se aceptan abreviaturas propias de las formas sociales.
- Un dominio en internet no puede ser.
- No puede ser idéntica a otra ya registrada, ni siquiera que se parezca fonéticamente porque acarrea confusión.
Es muy importante tener en cuenta también que es una denominación única que debe estar inscrita en el Registro Central Mercantil y aparecer detalladamente en cada factura. Por lo que toda modificación tiene un control riguroso por parte del Estado con el fin de prevenir acciones ilícitas.
Por lo que antes de la elección de la razón social es necesario verificar la disponibilidad de la denominación. Es indispensable comprobar que ese nombre ya no esté reservado o registrado por otro. Al tener esta información ya lograr el proceso es más sencillo pues en la actualidad se pueden hacer de manera presencial, telemática o por correo postal.
A la hora de realizar trámites legales la empresa no puede utilizar su nombre comercial y para ello opta por esta opción que todas las compañías están obligadas a tener un nombre o razón social para poder registrarse como persona jurídica. Por lo que, en muchos casos, el nombre de la marca a la que es conocida popularmente no tiene nada que ver con la razón social de una empresa.
De manera oficial y legal este nombre es el que debe aparecer en todos los documentos de la empresa bien sean escrituras o documentos de creación. Ya que se utiliza para aspectos de tipo administrativos, formal y jurídico como por ejemplo cuando la empresa debe enfrentarse a un proceso legal o administrativo, también a la emisión de cheques o facturas.
¿Qué lo diferencia con el nombre comercial?
Primeramente, no tiene por qué coincidir con la razón social y aquí te detallamos el por qué. Pues en el nombre comercial se puede dar uso a la creatividad creando un nombre que sea llamativo a simple vista. Uno de los objetivos principales es que sea fácil de recordar y asociar con los productos o servicios que ofrece la marca.
En conclusión, el nombre comercial permite a los clientes distinguir o diferenciar el producto en el mercado, mientras que el otro es un nombre identificador de la persona jurídica. No es requisito indispensable tener un nombre comercial pero sí lo es registrarla con una razón social que identifique tanto a la persona jurídica como a los integrantes de este entorno.
Proceso de registro
Debe cumplir las siguientes normas básicas:
- Debe ser un nombre único y exclusivo dentro de todo el territorio nacional por lo que se debe pensar muy bien cuál será el elegido.
- Los nombres de todos los socios deben aparecer en el documento. Se debe identificar con prioridad si se trata de una asociación de varias personas.
- Hay que incluir las siglas de la tipificación de la empresa. La denominación que le corresponda: Sociedad Limitada (SL), Sociedad Anónima (SA), Sociedad Limitada Nueva Empresa (SLNE), Sociedad Limitada Laboral (SLL), Sociedad Anónima Laboral (SAL), Sociedad Colectiva (SC), Sociedad Comanditaria Simple (S.Com) o Sociedad Cooperativa (S.Coop).
¿Cómo consultar el estatus?
Figura en la escritura de creación o documento fundacional lo que identifica tanto a la persona jurídica como a los integrantes de ella. Para solicitar el estatus se puede recurrir a solicitar al registro mercantil una nota simple de escritura vigente donde se encontrará toda la información facilitada por la empresa al momento de la inscripción.
El llamado nombre oculto de la empresa
Su esencia es una forma de identificar la sociedad y diferenciarla de forma legal. Por lo que es el nombre con el que se inscribe en el registro mercantil de manera que no coincida con ninguna empresa ya datada.
El objetivo principal es la identificación inequívoca. Desde la redacción de contratos hasta el pago de facturas, la razón social tiene su importancia. Pasando desde compra-ventas, fusiones o su transmisión, firma de talones o procesos judiciales de todo tipo. Es por eso que no puede estar repetida en el registro. Uno de sus usos más frecuentes es en facturas y nóminas.
Tanto en las nóminas de los empleados como en las facturas a proveedores es esencial que aparezcan datos como el código de identificación fiscal (CIF), la razón social y la dirección fiscal además de la fecha y el número de factura.
Por lo tanto, no debe por qué coincidir con el nombre comercial. Es como por ejemplo, el apodo no tiene por qué coincidir con el nombre legal. Lo mismo ocurre con las empresas de todos los tamaños existentes. Al igual que los apodos los nombres comerciales nacen para dar identidad y sencillez a la marca.
En cambio, si la empresa se denomina autónoma la razón social será el nombre legal que aparezca en su documento de identidad. El documento puede variar en función a nacionalidad o ubicación de la persona. El número de identificador fiscal siempre lo acompañará, el motivo es que dos personas pueden compartir nombre y apellidos.
Atributo legal necesario
Es tan elemental que es un atributo legal que adquiere la empresa y funciona como el nombre oficial y único con el que se podrán referir al negocio de manera jurídica y administrativa pero también es necesario estar legalmente registrados el nombre comercial y la marca comercial. Esto con el fin de estar plenamente identificados tanto a las personas jurídicas como a quienes conforman el negocio, es decir, las personas morales.
Características esenciales entre marca, nombre comercial y denominación social
Marca
- Signo de identificador gráfico, es decir, logo llamativo que cautive miradas, que genere la atracción de miles.
- Distintivo de productos y servicios en el mercado. Aquí la creatividad es muy importante pues destacar en esto le dará un plus a la empresa.
- Símbolo, logotipo, anagrama o color. Jugar muy bien con los tonos a elegir y siempre ir a la vanguardia.
Nombre Comercial
- Signo de identificación. Que a simple vista se pueda asociar con lo que se está ofreciendo al momento.
- Distingue a una empresa de otra que realice las mismas funciones.
- Debe ser fácil de recordar. De nada vale colocar un trabalenguas o algo muy difícil de asociar porque así no calaría entre el público.
Razón Social
- Signo de identificación legal.
- Su uso está destinado a los ámbitos legales y administrativos.
- Requiere una denominación social.
En muchos países el registro de la marca y el nombre comercial sólo son válidos durante diez años, mientras que la razón social no necesita renovación. Pero para que sea bien consolidada se debe definir y someter a un proceso de registro que involucra una serie de trámites rigurosos que le darán mayor legalidad, confianza y seguridad a la empresa.
Tipos según la estructura de la empresa
Será tu identidad en el ámbito formal, administrativo y jurídico por ello es importante para distinguir a tu empresa y poder así tramitar procesos legales como emitir facturas, recibos de nómina, cartas formales, evitar plagios de tu nombre oficial y siempre estar al margen de la ley.
Para elegir tu denominación social debes tener muy en cuenta la estructura del negocio que ofreces. Los tipos de denominación social más frecuente son:
- Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.): en caso de deuda los socios no responden con capital propio. Es decir, los socios participan en función de su capital aportado.
- Sociedad Anónima (S.A): toman en cuenta el patrimonio y capital de la empresa. Las responsabilidades de los socios terminan en el límite del capital de sus acciones.
- Sociedad Anónima Promotora de Inversión (S.A.P.I): determina causales de exclusión de socios. Derechos patrimoniales y derechos corporativos para cada acción.
- Sociedad Civil (S.C): capital constante al inicio, sociedad colectiva y los socios se integran voluntariamente.
- Asociación Civil (A.C.): los socios son varios con algún beneficio en común que puede ser el bienestar del prójimo, sociedad cooperativa y sin fines de lucro.
Cómo debe ser
Va a depender mucho del tipo de sociedad:
- Sociedad de responsabilidad limitada: debe ser el nombre de los socios o una referencia al objeto social más la palabra limitada.
- Sociedad por acciones: puede tener cualquier nombre siempre y cuando termine con la abreviación (Spa).
- Sociedades colectivas: en las comerciales y civiles debe ponerse el nombre de los socios y la palabra, compañía y la abreviación (cia).
- Sociedad anónima: puede tener cualquier nombre siempre y cuando en su terminación se ubique la abreviación (S.A).
La denominación social como arma elemental para una empresa
A nivel legal, administrativo y jurídico la denominación única de la empresa es su razón social por eso es que es de suma importancia tener claro que puede estar compuesta por: el nombre que puede estar formado por una sola o varias palabras. Y a continuación del nombre tiene una sigla o abreviaturas que indican el tipo de razón social, la naturaleza de esta sociedad o forma societaria.
Razón social y responsabilidad personal
En líneas generales, en muchos países, esto se toma muy en cuenta al momento de entablar la denominación social por lo que hay que tener presente que para que haya una armonía y consenso se debe tener claro ciertos puntos:
- Está constituida por el nombre colectivo de todos o algunos de los socios, no puede incluirse una persona ajena a la compañía.
- Su creación y uso implica responsabilidad personal. Los socios responden personalmente de las obligaciones sociales, de ahí parte que se diga que la existencia de razón social en una sociedad, implique la responsabilidad personal, ilimitada y solidaria de los socios que fungen en ella.
- Equivale plenamente a la firma de cada uno de los socios. Los obliga a todos como si todos y cada uno de ellos hubiese firmado.
- Es la fórmula de los nombres de todos los socios o de alguno de ellos, con la agregación de las palabras “compañía”, “y compañía”, “y cia”. Sustituyendo al nombre de los demás socios colectivos, tal expresión es comprendida en forma general.
- Solamente pueden figurar los nombres de aquellas personas que tienen la calidad de socios de la mercantil personalista.
