A simple vista un cronograma es una representación gráfica de un conjunto de hechos en función del tiempo y espacio que representa las tareas y personas responsables de cada una en etapas y fechas de ejecución que suele ser plasmado en gráficos colocadas en barras horizontales con fechas las cuales indican la tarea y duración.
También son conocidos y muy utilizados porque proporcionan una descripción detallada de todo el proyecto de principio a fin. También son llamados timeline o líneas del tiempo que pueden elaborarse en una simple hoja de cálculo por lo que es una herramienta esencial de organización y planificación.
Para elaborarlo de forma correcta lo más importante es definir el alcance y objetivos del proyecto. Para lograrlo hay que hacer una lista de tareas y asignarle a cada una la duración. Establecer hitos y entregables. Ya con todo esto se puede elaborar el cronograma.
Para elaborar un cronograma de forma correcta hay que seguir unos sencillos pasos como: redactar cuál es el alcance del proyecto y sus objetivos, estos siempre serán clave del plan de gestión del proyecto. El alcance contiene un resumen detallado de lo que se quiere lograr, cómo va a funcionar, a quién va dirigido, alcance y limitantes del proyecto, producto o solución final.
Hacer una lista de tareas también es muy importante. Para así identificar los puntos más relevantes para así asignar a cada tarea una duración este es un plazo clave para poder concretar este tipo de herramienta. También es muy esencial dar un margen para corregir errores y trabajar tranquilo en vez de estar en contra tiempo trabajando al filo de los tiempos de entrega.
Establece, siempre, cuáles serán las etapas del proyecto. Esto hace referencia a fechas importantes que marcan el final de cada fase y el comienzo de la próxima. Una vez que haz definido todo estás listo para pasarlo al formato del calendario de trabajo, muy comúnmente conocido con este nombre.
Es muy probable que la primera versión que realices no sea la final. Por eso lo ideal es trabajar en forma de tabla o en algún formato que contenga una cuadrícula. Es por esto que una hoja de cálculo es lo ideal, sin embargo, los softwares existentes son de suma ayuda.
Son muchas las ventajas cuando se hace bien el trabajo ya que utilizando los distintos softwares podrás superar las expectativas. Una vez que lo tienes listo puedes guardarlo tal cómo está o convertirlo en PDF, este último muy utilizado cuando se ofrece para un resultado final y ya no necesita ediciones.
Cómo puedes ver, elaborarlo no es cuestión difícil más bien es de mucha utilidad a la hora de realizar proyectos. Con creatividad e ingenio se puede lograr un resultado magnífico que superará las expectativas.
El cronograma, herramienta esencial para gestión de proyectos
La palabra deriva del griego Kronos (tiempo) y grámma (letra) y su significado le hace justicia a su nombre. Ya que esta herramienta es una representación gráfica, ordenada y esquemática de eventos que generalmente son a futuro ya que tienden a ser detalladamente planificados.
Su uso es muy común, especialmente, en el campo laboral y empresarial porque ayuda enormemente a tener todo metódicamente planificado. Porque por medio de ellos se puede gestionar proyectos, funciones o actividades. Ya que permite la visualización ordenada de los eventos a futuro por lo que son indispensables al momento de una planificación, seguimiento y previsión. Por eso son catalogados como una herramienta muy útil, común y popular.
Visualmente puede ofrecerse de muchas formas o estilos ya que consiste en un limitado espacio que corresponden con instantes de tiempo, días, horas, donde se detalla alguna actividad. En ocasiones son herramientas para la gestión del tiempo porque guían la evaluación de un proyecto, por ejemplo, determinar la cantidad o frecuencia de recursos que se necesitarán para el mismo.
Ejemplos de Cronogramas de actividades
Hay infinidad con distintos modelos y contenido ya sea para detallar algo de estudio o laboral. Siempre serán presentados de la mejor manera posible y entendible. Bien sea para un proyecto académico, arquitectónico o marcar hitos importantes en un embarazo, organizar cualquier tipo de trabajo.
Sin embargo, hay dos métodos importantes conocidos como:
- El diagrama de Gantt: consiste en una barra de entrada doble en la cual se anotan las actividades (filas) y el tiempo de duración (columnas) para así poderlas organizar y que vayan acorde con los tiempos. Este modelo es frecuente en la gestión de espacios. Tal vez es uno de los más utilizados debido a su sencillez. Cuenta con tres elementos claves como: lista vertical con las actividades o tareas específicas a la izquierda, lista superior horizontal para el control de las horas, días, semanas o meses de entrega. El diagrama de Gantt también cuenta con barras horizontales cuyas longitudes representan los lapsos de cumplimiento de cada tarea y los puntos de interconexión entre aquellas que comienzan cuando otras finalizan. Es un modelo versátil, válido prácticamente en cualquier tipo de organización.
- El diagrama de Pert: por sus siglas en inglés (técnica de revisión y evaluación de programas) garantiza que las tareas no entren en conflicto entre sí. Consiste en la organización de actividades dependiendo de cuáles anteceden a cuáles. Es decir, se aplica un diagrama de flujo que conecta mediante flechas los espacios para indicar así prelación o continuidad. En este caso lo que prevalece es el orden específico en que se hace. Este modelo es similar a los mapas conceptuales con palabras claves y líneas de interconexión.
Beneficios de este instrumento esencial para la gestión del tiempo
- El uso de esta herramienta te ayudará a planificar una adecuada distribución de las tareas, secuenciando las actividades para poder estimar los tiempos de duración de cada una, para así cumplir con los plazos establecidos.
- Esta herramienta gráfica favorece también el desarrollo, seguimiento y control de cada una de las tareas que componen el proyecto.
- Ayudan a planificar el tiempo de manera eficaz y así construir ideas claras y precisas. Además de efectivas y válidas demostrando que este método es muy eficaz.
- Si tienes dominio y conocimiento de este método podrá servirte de mucha ayuda para presentar características y necesidades del proyecto que llevas a cabo.
Herramientas para elaboración de cronogramas
La planificación de proyectos con plazos de ejecución no es algo nuevo sino, más bien, se usan desde hace muchas décadas cuando eran hechos a mano, pero gracias a las nuevas tecnologías la elaboración de este tipo de herramienta de trabajo es mucho más fácil. Ya que en el mercado existen softwares variados y de mucha utilidad, tanto libres o como pagos. Algunos de ellos han sido creados para este fin, otros tantos son adaptables para crear estos gráficos. Entre los más utilizados podemos destacar los siguientes:
- Project libre: podrás crearlo de manera fácil e intuitiva. Esta aplicación es muy buena porque te permite definir las tareas y subtareas del proyecto y distribuir la secuencia de las actividades de una lenta dinámica señalando el inicio y fin de cada una. Ofrece la posibilidad de comparar la planificación inicial y final para así analizar los cambios que se llevaron a cabo.
- Microsoft Project: es uno de los más completos, pero es pago. Es muy versátil ya que facilita diseñar en base a los modelos Gantt o Pert, también es muy utilizado para secuenciar las tareas.
- Gantt Project: a través de ella se pueden definir las tareas de un proyecto y distribuirlas en el calendario. Obtiene también la posibilidad de tener un diagrama de Pert asociado al proyecto.
- Microsoft Excel: por décadas ha sido la más básica para representar este tipo de grafico utilizando sus celdas, fórmulas y multifacéticas funciones.
- Canva: es una excelente alternativa que se puede utilizar hasta desde el celular. El modelo de negocios Canvas tiene la ventaja de incluir varios recursos disponibles, donde se pueden detallar las tareas y actividades específicas, en fin, los actores claves para cada actividad.
- Trello: se basa en el uso de tarjetas de asignaciones específicas con lapso de entregas. Dichas tarjetas pueden ser identificadas como tareas por hacer, tareas en curso y tareas completadas, cada una cuenta con un sistema de chat para que los responsables puedan compartir información referente al proyecto.
Estos son los más concurridos, pero gracias a la evolución de la sociedad existen distintas formas de hacerlos. Pero en estos tiempos es esencial que cualquier departamento laboral, por ejemplo, de recursos humanos, lo conozca y aplique para cualquier gestión de planificar y evaluar.
Utiliza los recursos a tu alcance y traza una meta
Este recurso busca establecer una ruta de actividades específicas para la consecución de un objetivo, como por ejemplo una marca quiere entregar un proyecto o producto a un cliente. Lo más importante es tener clara la idea y seguir un paso a paso para poder triunfar durante el proceso.
La mejor manera de triunfar con este tipo de herramienta es seguir una idea clara y utilizar todos los recursos que se tienen al alcance para lograr la meta. También es esencial detectar los posibles inconvenientes con lo que te puedas encontrar. Identifica, busca y organiza los recursos imprescindibles y ten cierto nivel de certeza.
Establece alianzas con personas afines que estén enfocados en lo que quieres lograr. Evita o reduce el derroche de recursos esenciales. En general, las empresas, marcas, instituciones, se benefician grandemente con este tipo de herramienta que permite, entre varios beneficios, reducir costos, sortear imprevistos y garantizar resultados en determinadas fechas topes.
Pasos a seguir para crear un cronograma de actividades
- Establecer las tareas que se deben realizar. Es necesario desglosar los objetivos generales en las tareas específicas que se precisan desarrollar para alcanzarlo. Con esto será posible asignar roles y responsabilidades a los integrantes más adecuados porque así se podrá recompensar la dedicación de los involucrados más comprometidos.
- Definir las relaciones existentes entre diversas tareas. Por ejemplo, las que se pueden desarrollar para optimizar recursos, las que dependen de la culminación de otras para iniciarse, o las que pueden comenzar a desarrollarse a partir de los avances intermedios de otras.
- Establecer los tiempos de ejecución pertinentes con miras de que sea rentable. Aquí tendrás una mayor capacidad para establecer plazos de ejecución más reales de lo que implica avanzar con cada tarea, que pueden ser financiamiento, materiales, herramientas, contactos, personal, alianzas, etc.
- Reunir toda la información relevante y crear un diseño visual. Ya al unificar las tareas desglosadas y los tiempos establecidos se tiene el terreno ganado para recrear un calendario de proyecto intuitivo y accesible para todos de modo que se puedan aportar comentarios y sugerencias antes de entregarlo como una versión final.
Tareas de un cronograma de actividades para una agencia de contenidos:
- Redacción
- Edición
- Entregados
- Facturados
- Notificaciones
- Correcciones tras la entrega
Aunque un cronograma puede contener distintos aspectos estos son los más resaltantes en una agencia de contenidos. Estas fases suelen ser esenciales para los proyectos que pide la clientela.
Desventajas de esta funcional herramienta de trabajo
- Un punto débil es que se puede planificar muy bien pero sino se lleva al pie de la letra no pueden terminar en buen término un proyecto por eso no es una garantía absoluta de que el proyecto sea todo un éxito.
- Equivocarse en el diseño de una de las tareas base para la consecución del proyecto sería catastrófico para todas las actividades que de ella están dependiendo.
- Si no se hace un borrador y no se discute con los integrantes del proyecto no se podrán detectar eslabones débiles por lo que de ser así esto puede desencadenar en algo adverso para el proyecto.
- Para diseñar y desarrollar itinerarios de trabajo debes estar seguro de contar con el personal correcto para hacerlo. Ya que todo esto se puede ir a la papelera si no se hace adecuadamente. Por eso hay que asegurarse de contar con un personal cualificado para la gestión de proyectos.
Los Cronogramas, para concluir, no son una fórmula mágica que asegure el éxito rotundo de cada proyecto. Pero vaya que sí se asemejan ya que incrementan considerablemente, las probabilidades de hacerlo de la mejor manera posible. La variedad de modelos, plantillas, software y aplicaciones dan la oportunidad de hacer algo claro, preciso y conciso que cumpla con todas las expectativas.
