Con el objetivo de incrementar la planificación en una compañía, surge el Diagrama de Gantt herramienta gráfica para la gestión de proyectos donde se representa las fases, las tareas y las actividades programadas para ser cumplidas en un tiempo determinado.
Al ser un método de planificación gráfica permite visualizar de forma rápida el estatus de cada una de las etapas de un proyecto, la interdependencia entre cada actividad, ayuda reducir problemas de programación, identifica los puntos críticos y permite actualizar en cualquiera de sus ejes (asignación de actividades o tiempo para ejecutarlas).
¿Qué es un diagrama de Gantt?
Los datos básicos se pueden representar en diagramas Grantt. Esto es muy similar a los diagramas de red, pero se les va a sumar una característica clave que es el tiempo. Entonces, se puede decir que se trata de un gráfico en el que hay dos variables. En el eje X se representarán los días, meses o el tiempo que se escoja y en el eje Y estarán las actividades a ejecutar.
Hay ciertas actividades que son difíciles de poder determinar el tiempo que llevará hacerlas. En esos casos se debe trabajar con valores que sean un promedio o lo que se espera.
Para ponerlo en otras palabras se podría definir el diagrama de Gantt como la visualización de una información sobre el calendario. En él las actividades van a estar enumeradas en el lado izquierdo, las fechas estarán ubicada en la zona superior y la duración que se tiene planificada para la actividad estará en la zona central en barras horizontales expresadas en escalas de tiempo.
El diagrama de Gantt es uno de los recursos más usado en la planificación y el seguimiento de los proyectos, debido a que proporciona una forma gráfica, fácil y sencilla de poder entender una visualización gráfica donde se están expresando las tareas a cumplir, el proceso de desarrollo, etc.
En un diagrama Gantt también se van a mostrar las dependencias entre las actividades. La cración de esta herramienta se dará en la primera fase del proyecto, específicamente en el Análisis de requisitos cuando ya se determinaron las actividades a ejecutar y los recursos con los que cuenta el proyecto.
En él se van a establecer cada una de las actividades con la que cuenta un proyecto, poniendo en uso el conocimiento que se derivó de los proyectos anteriores y aplicando las mismas políticas que tenga la empresa, en base a los objetivos de calidad, el coste y el tiempo acordado.
Historia del diagrama de Gantt
Este diagrama creado por Henry Laurence Gantt a inicios del siglo XX se utiliza para desarrollar planes de acción, procesos de mejora, incluso y resolución de problema. Puede emplearse para todo tipo de proyecto desde el más simple hasta el más complejo, utilizando para su buen uso mínimo 25 tareas.
Se suele usar con más frecuencia para gestionar presupuestos o controlar el gasto en diferentes partidas, proyectos de construcción, proyecto personales, educativos (dado que permite compartir la información) y en marketing para gestionar evento.
Además, por su facilidad de uso y bajo costo se emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas compañía.
Funciones o tareas a realizar
Este instrumento está compuesto por un eje vertical. En este se establecen las actividades que constituyen el trabajo que se va a ejecutar, y un eje horizontal que muestra en un calendario la duración de cada una de ellas.
Es un diagrama que se realiza en una hoja de cálculo, donde se coloca un un sistema de coordenadas con dos ejes esenciales: en el eje vertical se ubican las tareas a realizar desde el inicio hasta el fin del proyecto, mientras en el horizontal se establecen los tiempos.
Es importante que en el eje horizontal se coloque cuando se requiere esté listo el proyecto por ejemplo en días, semanas, meses, semestres o años.
Por otra, parte este diagrama tiene la peculiaridad de visualizar la interdependencia de las acciones al quedar una tras otra.
Sugerencias para hacer un diagrama de Gantt
Para realizar esta importante herramienta de planificación es necesario tomar en cuenta las siguientes recomendaciones:
- Se sugiere conocer todas y cada una de las actividades que intervienen en las fases del proyecto y cómo se relacionan entre sí.
- Crear una tabla de tareas, donde se establezcan todas las actividades que intervienen en el proyecto, el tiempo para su cumplimiento, prioridad y orden de consecución. Se agrupan las tareas en partidas específicas.
- De ser gráficamente claro y simplificado.
- Se puede crear una versión detallada del diagrama para las personas que ejecutan el proyecto.
- En un extremo de la hoja de Excel donde se realiza el diagrama se sugiere colocar un bloque rectangular, en un color atractivo a cada tarea para indicar su progreso y el tiempo restante para su ejecución.
- Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar tiempos muertos.
- Asignarle a cada tarea un inicio y fin.
- Puede haber actividades paralelas y se le asignar los costos, a fin de controlar los costes y el personal requerido.
- Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del proyecto, asignándole el orden en qué deben desarrollarse las actividades, cuáles de ellas quedan subordinadas a otras y cuáles son independientes.
La planificación es la herramienta fundamental de todo emprendimiento sin ella los procesos resultan muy complejos, es allí donde el diagrama de Gantt juega un papel transcendental al presentarse como una herramientas flexible y ágil que permite las adaptaciones.
Se recomienda tener claros los objetivos y los plazos, así como la información detallada sobre los recursos necesarios y disponibles para la realización del proyecto.
Además, es importante entrenar a todos los participantes del proyecto con el objetivo de que las personas conozcan a la herramienta como una ayuda para agilizar el proceso.
Ejemplo de Diagrama de Gantt para la gestión de proyectos de una empresa
Los diagramas de Grantt, como se mencionaba antes, son elementos visuales que sirven mucho en los planes de gestión de proyectos. En este diagrama se van a ir desglosando las actividades diarias del proyecto. También se desglosará quién estará a cargo de cada actividad que se haga en el proyecto, es decir quién será el responsable. Para que lo tengas más claro, te daremos el siguiente ejemplo:
Primera tarea/ actividad 1 va a estar codificado con el rojo.
- María Sánchez será la encargada de esta tarea desde el 1ero hasta el 15 de mayo (dos semanas)
- Jorge Martin se responsabilidad por esta actividad desde el 16 hasta el 30 de mayo (dos semanas)
- Lucia Benedetti se encargará de la primera tarea, actividad 1 desde el 2 de junio hasta el 9 de junio (una semana).
Lo bueno del diagrama de Gantt es que te va a dar la oportunidad de ver y definir el orden en que se deben hacer y completar cada una de las tareas que se tienen que cumplir en la ejecución del proyecto de la empresa.
Como el diagrama de Gantt se presenta en un formato de línea de tiempo su comprensión se hace sumamente fácil, el orden de cada una de las tareas está claro.
De esta forma tus clientes o equipo de trabajo ya no tendrán que preguntarte todo el tiempo sobre algo, ya que en el plan se marcará el proceso que debe seguirse con el tiempo indicado.
Gestión de proyectos: forma sencilla
Esta plantilla va a funcionar de la mejor forma, sobre todo cuando se trata de caso de consultores, ya que su cliente tiene un documento donde hay una representación visual del equipo de trabaja que está desarrollando su proyecto.
Que el cliente pueda ponerle cara a cada una de las tareas dentro de su proyecto va a ayudar que se gane confianza y a su vez esto va a fomentar que se construya una reputación.
Es importante que tu cliente tenga acceso a este y se pueda recibir comentarios y aprobaciones de una forma rápida. Todo desde un mismo canal, sin que se tenga que lidiar con mensajes de Slack o correos electrónicos dispersos.
Personaliza tu diagrama de Gantt
Siempre puedes personalizar tu diagrama de Gantt según lo que funcione para tu empresa. La forma que te explicamos anteriormente es la más tradicional, sin embargo podría ser diferente. Por ejemplo, estar enfocado en las actividades que se deben hacer y sus tipos, no tanto en las personas.
Por ejemplo, las actividades que sean de ingeniería, marketing o cualquier otra se van a codificar con un color.
Es decir, la tarea 3/ primera actividad, se trata de una actividad de marketing que se hará desde principio de semana 2 hasta la mitad de la semana 4. María Vélez será la persona responsable de la actividad.
También se puede optar por un diagrama de Gantt con un concepto visual más futurista, esto para aquellos equipos que usen sistemas de sprint.
La plantilla en este caso va a estar dividida en sprints entre las semanas que necesitas para ejecutar la tarea. El lado izquierdo va a estar dividido por el equipo, después será por actividad.
Un ejemplo sería, que el grupo de profesionales de ingeniería elaboren una planificación desde la semana 2 hasta el final de la semana 5.
Recuerda siempre agregar los diagramas de Gantt que haga en tus presentaciones o reuniones semanales con tu equipo para que todos estèn claros en sus tareas y actividades. Los consultores también pueden hacer lo mismo, solo que lo agregarán a sus propuestas o los planes de proyecto que tengan.
Recomendaciones para el uso de Diagramas de Gantt
Un plan de negocios suele contar con mucha información, que si no es manejada de una forma adecuada puede resultar abrumadora para los inversionistas potenciales que se están buscando conquistar. De forma que al pasar esto se perdería totalmente el interés que estos tienen en el proyecto.
Poder tener una visión de la programación, la investigación o los datos claves dentro de tu empresa te va a permitir que se puedan desglosar de una forma fácil un texto y que este resulta sumamente fácil de comunicar, esto debido a que se enfocará en los aspectos claves que se tienen que tener en cuenta.
Recuerda que los inversionistas quieren ver y sentir que se tiene un plan concreto para que se logre que lo que tú estás planteando. Que esos ingresos que estás planificando o esa reacción que se espera está bien pensado.
Una estrategia para que se pueda lograr todo esto que estamos planteando es hacer uso de un diagrama de Gantt. Ya que este es capaz de mostrar la estrategia de crecimiento que se tiene. Así como un plan de marketing con el que un negocio cuenta.
Puedes apoyarte en los ejemplos que te explicamos a lo largo de este artículo para que puedas hacer la estrategia de negocio y los hitos principales que necesitas tener en cuenta para que se cumpla cada uno de los objetivos que te planteas. De forma tal que puedas controlar todo lo que estás haciendo para que tu negocio tenga éxito.
Componentes de un diagrama de Gantt
Por lo general, un diagrama de Gantt va a componerse los siguientes elementos:
- Fechas: tanto las fechas de inicio como el de la finalización. Esto va a permitir que los gestores de los proyectos puedan contar con una visión de cuándo debe empezar y terminar el proyecto.
- Tareas: Los proyectos van a componerse de una serie de sub tareas. Con el diagrama se podrá hacer el seguimiento debido a cada una de estas tareas para que ninguna tenga un retraso o se olvide.
- Plazos de tiempos estipulados: el diagrama va a mostrar cuándo se deben cumplir cada tarea. Esto va a ayudar a que se garantice la realización de cada una de las sub tareas como esté en el programa y que se pueda finalizar en el tiempo debido.
- Tareas interdependientes: ciertas tareas pueden hacerse en cualquier momento, mientras que otras se van a completar antes o incluso después de que se empiece o termine otra tarea diferente. Esta tarea va a depender de otra que se indique en el diagrama.
- Progreso: el diagrama va a mostrar con exactitud qué se está desarrollando en el proyecto, debido a que se da una representación de las tareas que se completaron. Al señalar la fecha actual, se conseguirá una vista general de cuánto hay por hacer y si todo ocurre como se tenía previsto para terminar el proyecto a tiempo.
Ventajas de un diagrama de Gantt
Usar el diagrama de Gantt en el proceso de gestión de proyectos va a resultar en las siguientes ventajas: Claridad, datos de rendimiento, mejor gestión de tiempo, vista general simplificada y flexibilidad.
El diagrama logra desglosar las diferentes tareas y líneas temporales en solo una vista general. De esta forma, se sabe donde se encuentra el equipo de trabajo en las distintas fases del proyecto. Usar el diagrama consigue mostrarle a las partes interesadas como se distribuyen y organizan las tareas y los recursos que se destinaron a cada uno. Es una forma clara de mostrar el desarrollo del proyecto y si se logrará completar con éxito.
Comunicación
Los equipos que ponen en uso diagramas de Gantt para sustituir las reuniones y las actualizaciones de estados. De esta forma, los miembros del equipo tienen una vista amplia del progreso que se tiene en cada una de las tareas.
Motivación
Al poder crear una vista general que sea clara, las personas que componen al equipo serán más conscientes en el rendimiento que tienen, de forma que pueden adaptar las rutinas de trabajo que tienen con las necesidades del programa de proyecto específico.
También, estarán más conscientes de las tareas de forma interdependiente, por lo que se comprenderá mejor el retraso que hay en el proyecto y cuál es el impacto que este tiene. Este tipo de planificación va a fomentar la colaboración y la organización efectiva de las tareas.
Gestión del tiempo
Estos diagramas van a ayudar a que se establezcan cada uno de los plazos en un tiempo que sea realista. Las barras del diagrama de Gantt van a indicar el periodo que se tiene que para completarse alguna tarea específica. De esta forma, se asegurará a no perjudicar otros proyectos que requerirán más tiempo y recursos.
Flexibilidad
Los proyectos pueden pasar por ciertas modificaciones. Al contar con una vista amplia de los cambios que surgieron inesperadamente dentro de los plazos de tiempo y los objetivos de un proyecto. Es por eso que se puede hacer un ajuste de las tareas y de los recursos de una forma eficiente.
Desventajas de los diagramas de Gantt
Complejidad
Los proyectos pueden consistir en un número de muchas tareas y recursos, que resultarán en diagramas de Gantt muy complejos. Especialmente esto pasa si se trabaja en un proyecto grande o con un equipo de trabajo que es amplio.
Tener que representar cientos o docenas de tareas en un diagrama de Fantt podrían terminar en una confusión o en un documento difícil de leer. Por lo que es importante valorar las distintas tareas y las sub tareas antes de que se haga un diagrama y se asigne a alguien para que se haga un seguimiento de los distintos detalles involucrados.
Linealidad cronológica
Para que un diagrama de Gantt pueda ser eficaz, se debe planificar el proyecto bajo una forma lineal desde el principio hasta que se finalice. Es por esto que se debe saber de antemano el resultado y los pasos que van a llevar a un resultado antes de que se comience. Esto puede verse como evidente a la hora de que se construya una casa, por ejemplo.
Sin embargo, puede ser más complicado cuando desarrolladores web se dediquen a un proyecto, donde el cliente aún no logra especificar cuál es el resultado final.
Trabajo arduo
Como se comentaba antes, los proyectos pueden cambiar. Si se decide usar un diagrama de Gantt, se tiene que adaptar a estos cambios que se menciona. El gestor de los proyectos será el responsable de actualizar el diagrama con la frecuencia que se necesite. Aunque esta tarea puede simplificarse por medio del uso de programas de gestión de proyectos.
¿Cómo hacer un diagrama de Gantt en Excel?
Primer paso: Hacer una lista con cada una de las tareas a ejecutar con sus fechas de inicio y de finalización.
Si se hicieron todos los pasos anteriores, es momento de darle una vista general de lo siguiente:
- Nombres de las tareas
- Fechas de inicio de las tareas
- Duración para que se completen las diferentes tareas
- Comienza a crear una nueva hoja de cálculo con Excel y escribe todas las tareas y las fechas de inicio con las de culminación.
Segundo paso: Calcular el día de inicio de cada una de las tareas
Agrega una columna que se llame día de inicio. Debes poner la fecha de inicio en un número entero con la función int (). Calcular el día de inicio restando la fecha en la que comienza una tarea a la fecha en el que comienza el proyecto.
Para este caso, la fórmula para esta primera tarea es: =int(B2)-int($B$2)
Importante: se tiene que agregar $B$2, en vez de Bs, para definir la posición absoluta de la celda B2 en la fórmula.
Ahora que ya se puede saber qué día va a iniciar cada tarea, es hora del siguiente paso:
Tercer paso: Calcular el día en el que termina una tarea
Para hacer esto se debe restar el día de inicio de la primera tarea con la fecha de finalización de la tarea que se desarrolla en la actualidad. Para esto se debe aplicar la siguiente fórmula: =int(C2)-int($B$2).
Cuarto paso: calcular cuánto tiempo llevará cada una de las tareas
Lograr determinar cuánto tiempo puede llevar hacer una tarea se requiere restar el día de finalización con el día de inicio con la siguiente fórmula: =E2-D2
Ya que se cuenta con todos los datos que se requieren para que se creen un diagrama de Gantt, se tiene que ir al siguiente paso:
Quinto paso: agregar un diagrama
Se deben seleccionar las siguientes columnas de datos en la hoja de cálculo:
- Nombre de la tarea
- Día de inicio
- Duración de la tarea
Una vez que se seleccionó, se debe hacer clic en insertar, luego diagrama y seleccionar gráfico de barra apilada.
Se debe seleccionar las primeras series de día de inicio que están en el diagrama. Cambiar el color a ninguno, esto en el menú emergente.
Ya que se cambió el color, acabas de crear tu primer diagrama de Gantt.
Debes tener en cuenta que este tipo de diagrama va a tener ciertas limitaciones. Lo otro es que no hay una forma fácil de asignar las tareas, tampoco se pueden hacer cambios de manera fácil y rápida.
¿Cómo descargar plantillas para diagramas de Gantt en Excel?
En caso de que te resulte complicado hacer un diagrama de Gantt en Excel no hay de qué preocuparse, hay plantillas que se pueden descargar de forma gratuita. Este proceso es sumamente fácil y se pueden modificar cada una de estas con los datos que se necesitan.
Una página donde se pueden conseguir estos modelos prediseñados es del propio Microsoft. Al ingresar en esta página de Office. Puedes ubicar el diagrama que más se adapte a tus necesidades, para que únicamente lo modifiques.
Una vez que se tiene ubicado el diagrama que se quiere, solo será necesario hacer clic en descargar. El archivo de forma automática se descargará y estará listo para usar. Este archivo modificable se podrá encontrar en la carpeta de descarga o la que tengas predeterminada para estos documentos. No es necesario descomprimir el archivo, ya que viene listo para usar.
¿Cómo se puede personalizar las plantillas de diagrama de Gantt descargadas?
Estas plantillas de diagrama de Gantt con un formato de Excel van a ofrecer una forma sencilla de añadir información, así como las fechas y las notas del proyecto en la tabla. Todo esto luego aparecerá de forma automática.
Lo primero que se debe hacer es que se enumeren las tareas en la plantilla del diagrama en Excel.
Las tareas van a ser la base del diagrama. Desglosar el proyecto en pequeñas etapas o fragmentos, estas serán las tareas del proyecto. Después, se deben priorizar las tareas en el orden en el que se debe hacer.
Añada la lista de tareas a la tabla en la columna señalada como nombre de la tarea.
De requerir eliminar una fila, se debe hacer clic en el botón derecho en la celda de la fila que se desea suprimir. Para esto, se debe hacer clic en eliminar y luego seleccionar la opción toda la fila.
Agregue la lista de tareas a la tabla, en la columna Nombre de la tarea.
Asignar las fechas de inicio y finalización a la línea de tiempo del mismo proyecto
Se debe introducir la fecha en valores numéricos que corresponda al día y al mes de cada una de las tareas que se tienen en el proyecto.
Para que se pueda cambiar el formato de la fecha, se debe hacer clic en el botón derecho en la celda donde está la fecha y se debe seleccionar formato de celdas. En la ventana emergente, se debe hacer la selección fecha y luego escoger el tipo de fecha que resulte mejor.
La columna señalada como Inicio de la tabla, se debe introducir la fecha en la que cada tarea comenzará. Mientras la columna de finalización, se debe agregar la fecha en la que se debe completar la tarea.
Se debe seguir mencionando cada una de las fechas de inicio y finalización de las diferentes tareas del proyecto. Es con este paso que se puede ver la durabilidad de las distintas tareas, cómo estas se superponen y cuando se estima que se complete el proyecto.
Recuerda: a medida que se vayan agregando las fechas a la tabla, el diagrama de Gantt va a incorporar un espacio vacío al inicio del diagrama, para que se muestren las fechas anteriores a las que se indicaron en la tabla.
Calcular la duración de las tareas
En base a las fechas de inicio y finalización, el programa de Excel va a calcular automáticamente la duración de las tareas por medio de la aplicación de una fórmula.
Luego de darle seguimiento a los distintos pasos que se mencionaron, el diagrama de Gantt debe reflejar la información que se añadió al proyecto. Es entonces, cuando se puede personalizar el diagrama para que este se pueda ajustar a las necesidades propias del proyecto y conseguir que la línea del tiempo pueda verse exactamente como se pensó.
Estas son algunos de los puntos clave de personalización que se deben tener en cuenta:
Añadir un título al diagrama de Gantt
Haz clic en el título actual de la plantilla que se descargó. Este debería verse en un recuadro debajo del texto. Se requiere hacer clic otra vez dentro del cuadro y se verá el cursor.
Para poder eliminar el titulo con el que vino la plantilla, se debe seleccionar el texto y luego darle a eliminar en el techado.
Ahora se debe agregar el nuevo título para el diagrama. Para esto se cambia el texto y el color del título.
Es necesario hacer clic en el título, aparecerá un recuadro debajo del texto, luego darle al botón derecho y seleccionar la opción Fuente. Se abrirá una ventana emergente, esta tiene la opción de cambiar la fuente y el estilo, igualmente el tamaño y el color. Todo esto lo puedes ajustar por esta vía, según las necesidades que se tengan. Luego de hacer todos los cambios se debe seleccionar aceptar para que se incorporen los cambios.
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