La validación de facturas es la manera en la que se verifica que un comprobante fiscal digital por internet (CFDI) se encuentre respaldado por una transacción entre contribuyentes y que a su vez este registrado de forma adecuada y correcta. Es decir, se trata de un proceso en el que la administración tributaria toma la información de la factura dentro de un sistema verificador y da una respuesta inmediata al emisor dictaminando si es correcta o no.
En lo que respecta a la validación existen cinco etapas o conceptos qué hay que conocer y entre las cuales resaltan:
- Generación de factura en un software contable o solución de formulario.
- Transmisión de la factura a la administración tributaria.
- Validación de la factura electrónica por parte de la administración tributaria.
- Expedición de la factura.
- Recepción de la factura.
También hay dos tipos de validación que pueden implementarse y son:
- Se derivan a partir de la interoperabilidad que es la forma en la que pueden conectarse los proveedores y clientes a través de un formato para validar XML.
- El modelo de validación previa es muy común en Colombia y Brasil, también en otros países latinoamericanos, donde la administración tributaria se encuentra en medio del proveedor y el cliente. Es decir, en caso que la administración no de un visto positivo la factura no puede ser entregada al cliente.
- Modelo de validación posterior es en el que primero se generará la factura, de le entregará al cliente y después se le dará a la administración tributaria para su validación lo que se conoce con el nombre de verificación de comprobantes fiscales.
Pasos a seguir para verificar facturas
- Entrega a la entidad tributaria un ejemplar de las facturas electrónicas, así como las notas de débito o crédito.
- Emisión de un mensaje de recibo. La entidad tributaria emite un mensaje automático de recibo de las facturas. De tener algún error o no llegar a tiempo se enmienda y reenvía en las próximas 24 horas.
- Aceptación/denegación de las facturas. En un plazo máximo de 48 horas aparecerá la factura en el sitio web, de no aparecer el emisor puede realizar una queja para conocer el estatus.
- Salva de la factura validada. Conocido cómo un comprobante fiscal digital por lo que sirve como una prueba que se hizo el proceso y también puede ser impreso en la mayoría de los casos en formato XML puesto que de hacerlo en pdf no se podrá modificar.
Este tema es un poco complejo, pero para poder entender del todo hay que tener muy en claro que las facturas son el soporte de las ventas de bienes y servicios que deben ser validadas para que tengan un valor real y legal. Solo de esta forma garantizas que tu historial de facturación es legal lo cual le aporta una gran ventaja de credibilidad y confianza a tu marca, servicio o empresa.
Es una práctica muy común entre las mejores marcas y es la mejor manera de llevar un libro de contabilidad bien sea de manera tradicional o por la web.
Documento legalmente válido
Cumplir con tus obligaciones fiscales implica mucho para poder tener un buen récord de credibilidad. De hecho, la verificación de facturas es parte fundamental de tus responsabilidades como persona física o moral. De esto último parte su importancia ya que los comprobantes fiscales falsos o apócrifos constituyen un delito que es responsabilidad del emisor, pero también de quien lo recibe.
Por lo que la validación o verificación acarrea una obligación, así lo establecen las leyes fiscales de todos los países por lo que se convierte en una práctica obligada entre todos los contribuyentes. Por lo que la verificación de los comprobantes fiscales digitales por Internet conocidos por las siglas CFDI resulta necesaria.
Hay que verle el lado positivo pues no todo es a favor de la autoridad fiscal sino también del empresario. Es una práctica que beneficia también al negocio y garantiza la transparencia de la contabilidad, además es un proceso súper sencillo especialmente si se recurre a un facturador electrónico.
Beneficios de la validación de facturas
Cumplir con la normativa tal vez es uno de los beneficios primordiales entre otros tantos. Ya que es una de las razones con mayor peso para realizarla, pero acá te indicamos cuáles son los otros beneficios esenciales. La validación de facturas te permite confirmar los conceptos a continuación que ejercen importantes efectos contables en tu marca, servicio o producto:
- Certificado. Confirmar que el comprobante sea certificado a través de un proveedor autorizado.
- Monto. Al validar te aseguras que el importe total coincida con el monto señalado con la representación impresa del comprobante.
- Fechas. Evitas el riesgo de que la fecha de expedición y certificación no concuerde con el mes que corresponda.
- PAC. Confirmas cual proveedor emitió la factura. Una necesidad muy relevante cuando se manejan varios.
- Efecto. Es importante validar que la factura sea la adecuada y se aplique como debe ser. Ya que se emite con distintos efectos que pueden ser ingresos, egresos, traslado, nómina y pago.
- Estado. Verificar que esté vigente lo que te permitirá considerarlo para una posible deducción.
- XML. Te asegura que los archivos no fueron modificados posteriormente ya que no están protegidos contra escritura.
Consecuencias de casos fraudulentos
Existen consecuencias legales graves para quienes incorporan en su contabilidad una factura falsa o no validada por el Sistema de Administración Tributaria (SAT). La sanción por expedir o enajenar puede ser penal desde tres a seis años de prisión, dependiendo el caso y el país. Por ello, bien sea el caso, cada país dispone a la hora de facturar todo el alcance posible de los elementos para que las empresas puedan validar fácilmente sus comprobantes sin complicaciones y así evitar consecuencias irremediables.
Por eso es de suma importancia ante todo verificar que hayan sido timbradas correctamente y que los receptores de los comprobantes no los hayan modificado. Sin embargo, no hay mucho de qué preocuparse, porque hoy en día con el avance de la tecnología, ya existen múltiples opciones para hacer mucho más simple la verificación.
Proveedor autorizado de certificación (PAC) o un facturador electrónico
Es crucial que timbres tus facturas y que te asegures que tus comprobantes sean validados ante el Sistema de Administración Tributaria del país que te corresponda. De ahí parte en gran proporción la confianza que le darás a tus clientes y dejar en alto el nombre de la marca, producto o servicio que ofreces.
Y es que de entre los activos intangibles de tu negocio prevalece la confianza y la tranquilidad de estar haciendo un buen trabajo. Y eso lo brinda una plataforma contable eficiente, confiable y completa. Hoy en día hay muchas maneras de lograrlo y de instrumentos de tratos confiables y duraderos en el tiempo ya que están en constante crecimiento con aprendizaje y nuevas técnicas con grandes beneficios.
Prueba utilizando un software de administración
Si quieres innovar e ir un paso más allá de la competencia puedes intentarlo obteniendo un software experto en la materia ya que siempre será la mejor opción para tu negocio. De contar con esta plataforma completa y actualizada estar a un paso de realizar las verificaciones de facturas de forma masiva ya que estos sistemas tienen la virtud de revisar la estructura de los archivos XML en cuestión de segundos.
Con una herramienta así de versátil contarás con excelentes beneficios como descarga masiva de XML, válidas correctas, resguardo de facturas. Por lo que vale la pena el esfuerzo. Tener muy en cuenta la importancia de la contabilidad electrónica ayuda mucho para hacer crecer tu negocio.
Normativa tributaria
La autoridad fiscal siempre hace valer la importancia que tiene validar facturas. Ha hecho énfasis en que todo contribuyente verifique que el documento recibido o generado sea legal y contenga información verídica. Para los contribuyentes es un instrumento ventajoso ya que ayuda a frenar operaciones inexistentes o ilegales.
Gracias a la validación se pone freno a cualquier tipo de estafa lo cual ayuda al usuario en su cumplimiento y a la autoridad en su control para ponerle fin a la evasión fiscal. Esto ayuda a que el emisor y receptor no salgan perjudicados y no caigan en el delito que cometen unos tantos cuando hacen que los ingresos obtenidos de manera ilícita parezcan legales y se encuentren dentro del flujo financiero del país.
Problemas frecuentes en la validación
- El proveedor exige un formato específico por lo que se necesite una personalización.
- No satisface los requerimientos de codificación. Por lo que causa que el proveedor de la factura envíe un reporte con su validez.
- No se puede cancelar la factura por lo que se debe recurrir a otros canales.
- Dificultad a la hora de utilizar la aplicación. La mayoría de los paquetes gratuitos no tienen herramientas suficientes para almacenar toda la información sobre los clientes.
- Los proveedores más fiables son los autorizados que tengan certificado por lo que no es un trabajo para cualquiera.
¿Por qué anularían la certificación?
- Expediciones no autorizadas. Lo primero que se debe evitar es generar algo que no corresponda a tu actividad. Un ejemplo, algunas personas morales han llegado a expedir facturas por donativos cuando los únicos autorizados para hacerlo deben ser las sociedades civiles, instituciones de beneficencia, municipios o estados.
- No realizar declaraciones. Esto puede suceder cuando no has presentado tres o más declaraciones periódicas consecutivas. Por lo que se debe pagar una multa o corres el riesgo que tu sello sea anulado.
- Timbras operaciones falsas o ilícitas. Cómo expedir facturas de operaciones inexistentes podría anular tu certificado y hasta acarrear un problema legal mucho mayor. Cómo contribuyente se debe evitar emitir datos falsos provenientes de recursos ilícitos.
- Registrar un domicilio fiscal falso. Estar como no localizado ante la autoridad fiscal es una falta grave. Por lo que es importante si hay algún cambio de domicilio notificarlo.
Validación de facturas electrónicas
La adopción de la factura electrónica está liderada por México y Brasil, el resto de la región de América Latina avanza a pasos cortos. Sin embargo, con la pandemia muchas fueron las marcas que apostaron por validar facturas de esta manera. La finalidad de todo ello, es cumplir con el marco legal establecido por los organismos reguladores que cada economía tiene en materia fiscal. En cierto modo, trae beneficios en términos de costes, si se hace de manera electrónica, ya que favorece al medio ambiente, así como a las finanzas de la empresa.
También ayuda mucho en la reducción del tiempo de procesamiento de cada transacción, lo que en dinero implica menos costes, todo esto pensando en la reducción de errores introducidos por medio de transcripciones, la recepción y archivos de documentos hasta el procesamiento de pagos a proveedores.
Esta permite reasignar al personal contable por recursos tecnológicos, permite reasignar a las personas a tareas de análisis y perfiles financieros con mayor productividad, en sí, una relación muy sana. Pero esto se ve, la mayoría de las veces, en las economías más grandes.
Crisis y oportunidad para sacar el mayor provecho
Haz fácil el proceso de validación de facturas tanto físicas como electrónicas aprovechando las nuevas tecnologías pues cada día los avances de la web y de los emprendimientos dan pie a seguir aprendiendo más. El proceso de validez tiende a ser muy sencillo, lo que sí es sumamente importante es asegurarse de que todos los datos proporcionados estén correctos para que de esta manera el proceso sea realizado sin ningún error.
En conclusión, se trata de un proceso en el que la administración tributaria toma la información de la factura dentro de un sistema verificador y da una respuesta inmediata al emisor dictaminando si la información proporcionada es correcta o no. De esa manera el proveedor de dicha factura puede continuar al siguiente paso.
Validar la factura debe ser obligación para toda empresa, marca, producto o servicio para que su credibilidad quede intacta. Sea cual sea el país este paso es muy importante para poder generar confianza en los clientes porque de no cumplir con las expectativas se estaría ante una falta grave ya que se estaría incurriendo en un fraude lo que acarrearía graves consecuencias.
