¿Qué es una carta de presentación?
La carta de presentación empresarial es un documento formal, esto seguro ya lo notaste tan solo con el nombre. Se trata de un documento que hace cada empresa para poder comunicar de forma escrita cuáles son los servicios que ofrece, de modo que sus posibles clientes puedan tener un mayor conocimiento sobre ellos. Esto muchas veces suele ser enviado como parte del CV empresarial, por lo que le añade mucho más profesionalismo al contacto que se tiene en ese momento con el posible cliente.
Las cartas de presentación suelen ser extrañas, porque las personas llegan a creer que son el eslabón perdido que hará que la compañía reciba una respuesta exitosa. Según los expertos las cartas de presentación, aunque son tomadas en cuenta por muchos, el 90% de los reclutadores ni siquiera las leen.
A pesar del porcentaje que acabamos de darte elaborar una carta de presentación aumenta las probabilidades de crear una alianza con un nuevo cliente.
Si una empresa o marca necesita hacer esta carta de presentación empresarial en Word, este es el artículo correcto que debes leer. Pero antes, conozcamos más a detalle las cosas que son realmente necesarias:
¿Cuándo es buen momento para usar la carta de presentación de una empresa?
- Cuando se tiene por primera vez con contacto con algún cliente.
- Al momento de que la empresa esté participando en un proceso donde se estén seleccionando a nuevos proveedores.
- Cuando se quiera hablar sobre una nuevo departamento de la compañía o un nuevo servicio.
- Si se quiere reactivar los vínculos con algún cliente.
Es necesario tener en cuenta que la carta de presentación empresarial siempre será una gran herramienta cuando se requiere romper el hielo con algún cliente, de modo que este pueda interesarse en la marca o el servicio que se presta.
Estructura de una carta de presentación de una corporación
Ahora, este punto será sumamente importante ya que se trata de cómo hacer una carta de presentación empresarial en Word. Si ya sabes usar el programa, poder redactar la carta que necesita tu empresa o marca no será nada difícil. Presta atención a los puntos clave que no debes dejar de tener en tu documento.
Vas a comenzar tu carta de presentación por el lado superior derecho. Allí anotarás la fecha y el lugar donde estas emitiendo la carta.
En el lado izquierdo, debes anotar el nombre de la persona a la que estás dirigiendo tu carta, así como el cargo que esta tiene en la empresa que estás queriendo contactar.
En el párrafo siguiente, se va a concentrar en contestar solo una pregunta: ¿Por qué debería tu marca o empresa trabajar con esta persona a la que quieres contactar? Es decir, por qué se debe tratar de una relación cliente-proveedor.
Lo siguiente será sencillo, vas a cerrar la carta pidiéndole a esa persona que le escribes un tiempo para acordar una entrevista personal, de modo que puedas ampliar lo expuesto, así como hacerle una presentación formal y extensa de lo que puedes ofrecer como empresa o marca.
Siempre se debe terminar la carta de presentación empresarial con cortesía, al mismo tiempo se debe indicar a la persona que recibe el texto que se estará a la espera de una respuesta o contacto directo con la empresa.
Y por último deberás indicar el nombre de la persona que está emitiendo el documento, preferiblemente que sea un director general o presidente, una vez que esta carta esté impresa, se debe adjuntar una firma.
Recomendaciones de redacción de la carta de presentación de un negocio
- Siempre será bueno que tengas contacto con una persona que ya esté dentro de la empresa, para que se pueda ofrecer un servicio más personalizado.
- Es necesaria la brevedad, por lo que la carta no tiene que ser muy extensa para dar una buena impresión. La extensión máxima debe ser de una página.
- Busca destacar los puntos que tengan mayor relevancia para la empresa o marca que representas, por lo que debes buscar encontrar ese punto clave que te podrá ayudar a conectar con el posible cliente para que este requiera los servicios que estás ofreciendo.
- Emplea cualquier recurso que logre llamar la atención del lector, esto con el fin de que se pueda concretar una entrevista. Puede ser, por ejemplo, los datos importantes que ha logrado tu empresa marca, así como costos de estudios o tu página web.
Utiliza las fuentes adecuadas
Así como lees, las fuentes adecuadas le darán un aspecto profesional a tu carta de presentación, además tienen un gran impacto en el lector. Las principales fuentes que debes tener en consideración son: Serif, Sans Serif, Monospace, Fantasía y cursiva. En Internet puedes encontrar artículos relacionados con las mejores fuentes a utilizar al momento de escribir tus documentos.
Sin embargo, la mejor ruta es elegir una fuente simple y sencilla, fácil de leer. Sans Serif es quizás, la mejor opción y sus variantes Avenir, Open Sans y Helvetica.
Si ya pasaron varios días desde que enviaste el documento, puedes intentar comunicarte de nuevo con la empresa que deseas hacer el contacto, por medio de una llamada telefónica. De esta forma podrías confirmar que se recibió y se leyó tu carta, por lo que será más fácil el contacto.
Otro consejo súper importante cuando se trata de redactar una carta de presentación empresarial en Word es que se debe ser muy cuidadoso con la ortografía que se tiene, así como la redacción del texto. De modo que sea perfecta y sin errores.
7 errores en una carta de presentación corporativa
Errores gramáticos y descuidos en general
Por supuesto, es el más obvio y el más común. Ya te hemos mencionado la importancia de este aspecto en tu carta de presentación, pero queremos recalcarlo para que no se te olvide estar atento a los detalles cuando escribas una.
Los reclutadores o posibles clientes descartan de manera automática a cualquier candidato si la carta tiene falta de ortografía o error de gramática. ¿Cómo puedes solucionar esto? Antes de enviar la carta, has que la revisen al menos dos personas diferentes a ti y que tengan conocimiento en el área de gramática. Incluso hay páginas web que ofrecen este servicio de manera gratuita.
Que sea más de una página
Casi el 99 por ciento de las cartas de presentación exceden una página y los clientes detestan esto. El tamaño perfecto es que el texto sea de 3 a 5 párrafos. Si te excedes, puedes probar con un tamaño de fuente diferente para compensarlo.
Enviar la carta en un formato diferente a Word
Los más tradicional es crear una carta de presentación en Word, está herramienta se creó para a escribir documentos. Utiliza esos párrafos para destacar tu personalidad y compartir datos que los clientes no sabrían de tu empresa a través de otros medios.
Enfócate en las credenciales y no en tus resultados
Cuando escribas la carta no te enfoques en lo que tu empresa hizo hace años, destaca las actividades del presente, los proyectos actuales y da ejemplos de los mismos.
Dar a conocer tus pasos pro-activos te ayudaran mucho más al momento de formar tu experiencia en el campo y tendrás mejores resultados que simplemente enumerando las credenciales. Transmítele al posible cliente el deseo que tienes de seguir creciendo en una alianza con ellos.
No mencionar el nombre en la carta de presentación
Que tu carta, nunca, nunca empiece con “Estimado Sr.” “A quien corresponda”. Esto al leerse se clasifica como no personal, por eso siempre es mejor dirigirla a una persona en específico así no llegue a sus manos. Trata de que el nombre sea el del Presidente de la empresa, el vicepresidente o el director de cuentas.
Sin importar quien lea al final la carta, cuando lo hagan se darán cuenta que investigaste y te preocupaste por llegar a esa persona en específico.
No mostrar tu personalidad
Ya te lo mencionamos más arriba, pero ¿Por qué es tan importante? Este documento es una de las pocas oportunidades que tendrás para diferenciarte del resto de tu competencia. Si la única vía que tienes para solicitar una alianza con ese posible cliente es a vía online (que no es lo más recomendable) tu carta de presentación debe definirte correctamente.
No repitas los datos empresariales en la carta, más bien cuenta una historia de tu marca y como obtuviste la experiencia y el éxito que has logrado y como eso puede beneficiar a quien te diriges. La gente siempre se interesa en por qué haces las cosas.
Escribir una situación incómoda
Cuando cuentas una historia en tu carta debes tomar en cuenta las situaciones incómodas. Son casos que en esta instancia no funcionan. Quizás les sirva a los universitarios cuando buscan postularse a nuevos proyectos, pero en el aspecto empresarial no es necesario. La idea es mantener el respeto y sobre todo el profesionalismo. Se puede hablar de errores y dificultades en el área de trabajo, pero nunca tocar las personales.
Con estas recomendaciones y estructuras podrás fácilmente hacer la carta de presentación empresarial que necesita tu marca o empresa. Solo tienes que sentarte a redactar ese documento clave que hará que puedas tener un primer contacto exitoso con un posible cliente, de forma que este pueda convertirse con el tiempo en uno de tus clientes frecuentes.
