Kaizen es una metodología de mejora continua que aplican las empresas para aumentar la productividad y eliminar cualquier contratiempo. Es una palabra compuesta, de origen japones, la cual hace referencia a un proceso de mejoramiento.
Kai significa “Cambio” y Zen hace alusión a algo “bueno o beneficioso”, por lo que de esta fusión de palabras deriva el concepto de cambio continuo. Se basa en realizar pequeñas acciones diarias, que al final generen una transformación completa en el funcionamiento de una corporación, pero también en el ámbito personal.
Si te interesa conocer más de esta filosofía nipona, quédate en este artículo y aprende ¿Por qué lo usan las empresas? Y cómo también puedes aplicarlo en tu vida personal. ¡Empecemos!
Kaizen, una filosofía de vida
El origen se remonta a la década de los años 50, cuando la segunda guerra mundial generó devastaciones materiales, sociales y humanas en Japón.
El país fuertemente impactado por la guerra buscó diferentes métodos de reconstrucción. Y la metodología favoreció completamente en el desarrollo económico y social.
Aunque son palabras de origen niponas, el método se originó en EE. UU por los estadistas, William Edwards Deming y Joseph Juran. Quienes empleaban los métodos de estadísticas y control de calidad para impulsar el desarrollo de las industrias.
Tan solo 15 años después, Japón se convirtió en uno de los países asiáticos con una economía bastante sólida a nivel mundial.
El país se reconstruyó en su totalidad con el método Kaizen, que en la actualidad no existe ningún indicio de los desastres que ocasionó la guerra a nivel económico.
Esta filosofía de vida permitió que Japón obtuviera un enorme desarrollo económico y social. Por lo que muchas empresas comenzaron a aplicarlo y obtener resultados asombrosos.
En la actualidad y con los avances tecnológicos, se sigue aplicando dentro de la mercadotecnia para conseguir resultados extraordinarios.
En la vida personal es un método que también puede aplicarse para alcanzar distintos objetivos y metas.
El método Kaizen es una filosofía de vida que permite la realidad de las metas a través de un proceso continuo de mejoramiento. Es un método que se aplica desde lo básico y minúsculo de las acciones diarias.
¿Cómo funciona el método Kaizen?
El método es una filosofía que permite renovar completamente el funcionamiento de una corporación. Pero también se aplica en los aspectos personales, donde se realizan constantemente pequeños cambios en los hábitos.
Estos cambios por minúsculos que parezcan son precisamente los que favorecerán en el crecimiento y el alcance de las metas.
La metodología Kaizen vas desde lo micro a lo macro, no se necesita realizar grandes hazañas para obtener resultados.
¿Cómo se implementa el método Kaizen?
- Etapa de planeación: El primer paso para implementar el método Kaizen es buscar los aspectos a mejorar. Una vez analizado lo que se desea mejorar, se definen cuáles son esas pequeñas actividades a efectuar.
- Ejecutar el plan: El segundo paso es llevar a cabo la ejecución de esas actividades planeadas. Es importante llevar un marcador de todo lo que se hace, de manera que los resultados puedan ser puntuales.
- Revisar los resultados del plan: No todo queda en planificación, es fundamental revisar los resultados del plan. De tal modo que el análisis muestre si las actividades han solucionado la problemática. Y si es posible alcanzar las metas fijadas.
- Mantener el plan a largo plazo: Algunos planes se ejecutan por un tiempo, pero luego se abandonan. Con el método es imprescindible mantener el plan a largo plazo, de manera que las pequeñas actividades siempre se lleven a cabo.
Las cinco “S” que se aplican en el método Kaizen
Estas 5S del método Kaizen son las estrategias que se aplican dentro de las instituciones empresariales para lograr resultados positivos. Se trata de 5 palabras japonesas que inician por la letra “S”, las cuales hacen referencia a pasos importantes en la aplicación de un plan.
Seiri
En español se refiere a “Clasificar”, Y esta fase permite escoger lo que verdaderamente es útil para una empresa. De manera que se deseche aquello menos importante, y lo que no beneficia en nada el crecimiento de una corporación.
Seiton
En español significa “Organizar” la organización de los elementos útiles permiten una reducción del tiempo. Favoreciendo la productividad empresarial y desde luego también a nivel personal.
Seiso
En español hace referencia a la “Limpieza” En Japón la limpieza ocupa un papel muy valioso. Y es que cada miembro de una institución debe mantener limpio su lugar de trabajo. La limpieza está asociada con la productividad y el bienestar laboral. Mientras más limpio y ordenado este un espacio, mejor será para el desempeño laboral.
Seitkesu
Es una palabra que hace referencia a la “Higiene personal” Cada empleado debe cuidar su aspecto personal. Su ropa, sus zapatos, todo debe estar impecable, porque esto ayuda a mejorar la productividad y la conexión del personal con la institución.
Shitsuke
Hace referencia a la “Autodisciplina” Los empleados por si solos deben ser autodisciplinados, de tal modo que implemente hábitos de crecimiento continuo. Pero no exclusivamente en la institución, sino también en su vida personal.
Ventajas de aplicar el método Kaizen
- Disminuye los accidentes
- Disminuye la pérdida de tiempo
- Elimina los elementos inútiles
- Ayuda a mantener el compromiso de los trabajadores
- Permite la resolución de los problemas eficazmente
- Mejora la productividad de los trabajadores
- Favorece en el reconocimiento de los clientes
- Permite una mejor adaptación a los cambios del mercado financiero
- Mejora la calidad de vida de los empleados
Una filosofía efectiva para las empresas y la vida personal
La metodología supone un cambio rotundo, pero incorporado en los aspectos más básicos y minúsculo de la cotidianidad. No se trata de grandes acciones ni cambios radicales, sino precisamente en los aspectos más pequeños. Los cuales muchas veces son descuidados o pasan desapercibidos.
A menudo las empresas quieren mejorar drásticamente su funcionamiento e incrementar la productividad en un 100%. No obstante, dejan de lado las pequeñas acciones, que son las que generan el éxito o el fracaso.
Llevar a cabo pequeñas acciones útiles sin interrupción y con la mayor eficacia del tiempo, supone un gran avance en el funcionamiento empresarial. Pero asimismo en la vida personal de cada trabajador.
7 pasos fundamentales para aplicar el método Kaizen
Para aplicar efectivamente el método Kaizen es necesario llevar a cabo 7 pasos fundamentales, los cuales son:
Crear un equipo de trabajo efectivo
Lo primero es formar un equipo bien consolidado, los cuales se encarguen de llevar a cabo el método. Lo ideal es que los miembros pertenezcan a diferentes áreas para que aporten su punto de vista.
El equipo de trabajo tendrá como responsabilidad, que el método Kaizen se aplique de manera efectiva en cada área.
Fijar objetivos concretos
Fijar los objetivos permite cumplir con efectividad el método Kaizen, ya que estos son los que guiarán la estrategia. Si no se tienen objetivos concretos, el método pierde el sentido, porque se desconoce lo que se desea lograr.
Además, con unos objetivos claros, el equipo de trabajo podrá enfrentarse a la realidad del trabajo y esforzarse para lograr lo previsto.
Analizar los datos
Los datos son importantes al momento de realizar cualquier gestión, en la aplicación del método Kaizen también son elementales. Por lo cual se debe realizar una investigación y dar con toda la información necesaria. De manera que la aplicación del método Kaizen se realice con efectividad.
Monitorizar el proceso
Una vez que se cree el equipo de supervisión, se fijen los objetivos y se recolecten todos los datos, es importante visualizar el método desde un plano general. Se debe estudiar si todos los pasos se han realizado con éxito. Si la respuesta es sí, entonces se debe seguir con la metodología.
Crear estrategias
El 5 paso es crear estrategias respecto a toda la información recolectada, y dependiendo de los cambios a realizar se deben implementar técnicas que faciliten el mejoramiento. Para ello es esencial aplicar herramientas como la lluvia de ideas.
De manera que todo el equipo de supervisión se reúna y cada miembro aporte ideas concretas, que permitan establecer un plan de acción.
Hacer seguimiento constante de las mejoras
No se trata solamente de recolectar información y diseñar un plan de acción, es importante dar un seguimiento constante de toda la gestión. Ya que de nada sirve realizar los pasos anteriores, si no se da un seguimiento para constatar que el plan se ejecute con éxito.
Documentar los cambios
El último paso de la mejora continua es hacer una documentación de todo el proceso, es decir, verificar si todo el equipo cumple las tareas correspondientes para la aplicación del método. Y luego realizar reuniones periódicas donde cada uno exponga las mejoras que se ha observado en la empresa.
¿Qué es el círculo de Deming?
Además de los 7 pasos para aplicar con efectividad el método Kaizen en una empresa, este también cuenta con un sistema particular. El cual lleva el nombre de Deming, haciendo alusión al nombre de uno de sus creadores.
Para aplicar este sistema se deben seguir los siguientes pasos:
Planificar
Es importante visualizar como se encuentra la empresa y cuáles serían las mejoras a implementar. De manera que se pueda crear un plan efectivo que posibilite el alcance de las mejoras.
Hacer
Una vez que se planifique el plan de acción, es momento de definir las tareas, los encargados y las fechas en las cuales se debe dar cumplimiento. El método Kaizen no se trata de planificar y crear estrategias que queden en el aire. Si no de ejecutar las tareas con efectividad.
Chequear o comprobar
Comprobar es fundamental para saber si todo lo planeado se está cumpliendo, para ello se puede llevar a cabo el estudio de las métricas obtenidas con software especializados. Pero también se pueden aplicar otras herramientas como la ley de Pareto.
Ejemplos de empresas que usan el método Kaizen
Marca Honda
El método Kaizen no es una metodología ficticia, sino que realmente genera resultados positivos a quienes la aplican. Y un ejemplo de ello es la marca Honda, que tras tener cientos de competidores potentes no se rinde ni baja la cabeza en la industria.
Una de las formas efectiva en la cual esta empresa aplica el método Kaizen, es realizando reuniones anuales. Donde se le da responsabilidad a los empleados para que identifiquen los problemas y establezcan las mejores soluciones.
Marca Helvex
La metodología Kaizen no solo se aplica en el país nipón, también ha tocado las puertas de distintos países y continentes. Por lo que algunas compañías de Latinoamérica lo utilizan como parte de sus estrategias empresariales.
Ese es el caso de la marca Helvex, una compañía que se dedica a la creación de griferías y equipos para el área de baños y cocinas. Esta empresa aplica la metodología Kaizen en todos sus procesos.
Lo que ha generado grandes resultados como el ahorro de recursos y un mejoramiento en los servicios que ofrece. Además, los 70 años de experiencia en el mercado hacen constatar que el método Kaizen es totalmente efectivo.
Marca Toyota
La marca Toyota aplica el método Kaizen de una manera efectiva, la cual queda demostrado en todos los años de esta industria en el mercado automovilístico. La empresa aplica la metodología descartando todo lo que es inútil en el proceso de producción, haciendo que se reduzca el tiempo, mejorando así la productividad.
Una de las premisas de la empresa, es siempre mejor, lo que permite que se enfoque en su objetivo sin desperdiciar el tiempo o los recursos económicos.
Conclusión
El método Kaizen es una metodología que se enfoca en los aspectos minúsculos, pero que al final son los encargados de generar grandes resultados. A lo largo de los años su efectividad ha quedado demostrada. Siendo Japón la mayor prueba de que realmente es un método útil y el cual vale la pena aplicar, tanto en una institución empresarial como en la vida personal. Es un método que busca realzar la excelencia en todas las áreas donde se pueda implementar y aportar grandes beneficios.
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