¿Qué es y como hacer un diagrama de Pareto?

¿Qué es el diagrama de Pareto?

Si buscas una forma de separar los problemas que tienen algún tipo de relevancia y los que no la tienen, el diagrama de Pareto es una excelente opción. Está formado por un gráfico de barras, que representa los valores individuales y otro gráfico de líneas, que representa el total acumulado.

Este fundamento empírico fue creado por Vilfredo Pareto y tiene como principio que, para diversos casos, el 80-20 o mejor dicho que el 80 por ciento de las consecuencias vienes del 20 por ciento de las causas.

Este método, confirmado con los años por otros expertos de diferentes áreas del conocimiento, también es conocido como distribución ABC o curva 80-20.

¿En qué consiste el diagrama de Pareto?

Bien, la distribución ABC, aunque parece complicado, no lo es. Consiste en un gráfico de barras que clasifica de izquierda a derecha, en orden descendente las causas o factores detectados en torno a un fenómeno.

Consiste en un gráfico de barras que clasifica de izquierda a derecha en orden descendente los problemas o factores detectados en torno a una situación problemática.

La curva 80-20 ayuda a encontrar errores o problemas cuando se desarrollan soluciones, por eso es una gran herramienta. Su principal objetivo es reducir las pérdidas causadas por productos defectuosos, claro, esto no indica que el diagrama solo se centre en encontrar las causas de los problemas también ayuda a hacer visibles los problemas.

¿Cómo podemos hacer un gráfica de Pareto en Excel?

Excel es una gran herramienta para elaborar este gráfico, además todos quieren hacer un trabajo rápido y esta aplicación te lo permite ya que cuenta con plantillas donde encontrarás archivos para automatizar o acelerar las tareas.

También incluye un modelo para hacer gráfica de Pareto donde solo colocas el problema, evento o causa y su frecuencia o dato de medición.

Pasos a seguir para lograrlo

1. Seleccionas los datos. Generalmente, se selecciona una columna que contenga texto, que podrían ser las categorías, y otra con números. Después, un gráfica de Pareto agrupa las mismas categorías y suma los números correspondientes. Algo que puede ocurrir es que, si seleccionas dos columnas de números y otra con las categorías de texto, la herramienta de Excel trazará los datos en clases, como en un histograma, pero luego tu podrás ajustar estas clases.
2. Haga clic en Insertar > Insertar gráfico estadístico y luego, en Histograma, elija Pareto. También es posible usar la pestaña Todos los gráficos en Gráficos recomendados para crear un diagrama de Pareto.
3. Para finalizar solo debes usar las pestañas Diseño y Formato para que puedas personalizar el aspecto del gráfico. Si no logras verlas, haz clic en cualquier lugar del diagrama de Pareto para agregar las Herramientas de gráfico a la cinta de opciones.

Pasos para poner en práctica la curva cerrada de Pareto

En internet o en libros, encontrarás un centenar de diversas instrucciones para elaborar la curva cerrada, sin embargo, todas llevan siempre a lo mismo. Por eso tienes que entender que la metodología siempre será la misma al momento de utilizar la curva 80-20, independientemente de la herramienta que utilices para hacer el análisis. 

Poner en práctica la distribución ABC es muy fácil, lo más importante para empezar es pensar en los puntos que te daremos a continuación.

• ¿Qué problema deseas investigar?
• ¿Cuál es el aspecto del interés generado por el problema que quieres investigar?

Cuando tengas respuesta a estas dos primeras preguntas, separa los aspectos que investigarás en categorías y recoge los datos.

• Apunta todas las informaciones.
• Haz una organización de categorías (decreciente, frecuencia).

Y para finalizar solo organiza los datos recogidos y comienza a hacer una tabla:

• Haz el cálculo de la frecuencia de estos problemas, además de calcular el acumulado;
• Haz el cálculo del porcentaje de casos (para calcular el porcentaje es necesario dividir la frecuencia por el acumulado).

En toda empresa, sin importar el producto o servicio que ofrezcan es necesario analizar la calidad del mismo, allí es donde entra el gráfica de Pareto para que se reduzcan los problemas o causas que provocan pérdidas. 

Es una herramienta que te permite enumerar y dar prioridad a las situaciones que debes atacar primero y que requieren de mayor atención.

Y es que, este gráfico tiene como función principal hacer más evidente los problemas más importantes para cualquier empresa. 

Y así ayudar a resolverlos no solo para aumentar calidad y prestigio si no para aumentar las ventas de los productos o servicios.

Así que, si en tu empresa, pequeño negocio o emprendimiento te das cuenta de que hay una cantidad excesiva en pérdidas, es momento de analizar la situación y aplicar todo lo que acá te hemos enseñado para mejorar.

¿Cuándo usar la Distribución A-B-C?

• La distribución ABC servirá para hacer un análisis sobre la frecuencia en la que se presentan los problemas o las mismas causas dentro de un proceso.
• También se usa cuando surgen muchos problemas o causas y se quiere enfocar en las que sean más importantes.
• Se usa cuando se quiere analizar las causas de un problema, concentrándose en los componentes específicos.
• Se puede usar para comunicarse con otras personas por medio de datos, esto es una forma visual de hacerlo.

¿Cómo se puede hacer la curva cerrada?

Lo primero sería escoger aquellos aspectos o puntos que se van a estudiar. ¿Cuál es aquel problema o las causas que se quieren tratar?

Luego se va a seleccionar la unidad de medida implementada en el análisis. Por ejemplo: cantidad de ocurrencia, costos u otro punto de influencia.

Se elige el período de duración del análisis de datos. Es decir, el tiempo en el que se va a implementar: día entero, semana, mes, etc.

Relacionar cada aspecto de izquierda a derecha de forma horizontal según el orden de magnitud de forma decreciente de la unidad que se está midiendo. Acá debes saber que aquellas categorías que tienen menos aspectos pueden fusionarse con otras categorías. Estas deben ponerse en la extrema derecha.

Arriba de cada aspecto, de debe dibujar un rectángulo en la que la altura va a representar la magnitud que tiene la unidad de medida en cada aspecto.

Lo siguiente será definir la línea de frecuencia acumulativa de forma que se van a ir sumando las magnitudes de cada uno de los aspectos. El orden será de izquierda a derecha.

La curva cerrada sirve para identificar cuáles son los aspectos más significativos para mejorar la calidad.

¿Cuáles elementos componen a la distribución ABC o curva 80-20?

• La distribución A-B-C se va a conformar por una estructura claramente dividida en tres partes.
• El eje Y izquierdo será la frecuencia de la ocurrencia en la que se presenta el problema.
• El eje Y derecha será el porcentaje que se ha acumulado, lo que será el resultado total de la ocurrencia del problema.
• La parte de abajo del eje X va amostrar los problemas, las quejas, los defectos que se tienen o los desperdicios que se hicieron presentes.

Ventajas de usar la curva 80-20

Al permitirse enfocar todo el esfuerzo para poder identificar lo que realmente está afectando la empresa, la curva 80-20 está logrando:

1. Primero que la empresa pueda mejorar de forma constante.
2. Analizar y priorizar los problemas que se tienen.
3. El esfuerzo puede ser optimizado y se puede centrar el tiempo en los aspectos que realmente tendrá un impacto.
4. Da una visión sencilla y amplia de los problemas que se tienen.
5. Es fácil de entender debido a su naturaleza gráfica.
6. Logra estimular al equipo de trabajo para que esté en la búsqueda activa de mejoras dentro de la empresa.
7. Sirve para que se pueda verificar las herramientas que se pueden usar o comprar para aplicarlas en la estrategia de marketing que se tiene, incluso de forma anticipada.
8. También hace posible que se comparen los diagramas que se tienen de un mismo problema, en tiempos distintos. De esta forma se logra establecer si se mejoró o no, así como los efectos positivos que se tuvo a partir de un problema.

Ejemplo de la curva 80-20

Ahora, para que entendamos todos vamos a ver diferentes ejemplos, que son solo para ilustrar algunas quejas. En este caso vamos a pensar que se tiene un hotel y se está desarrollando la siguiente situación:

• El hotel Caribe, recibe quejas sobre el servicio que presta, esto en el último semestre. Lo que ha afectado de forma negativa el desempeño que se tiene en cuanto a la calidad, por lo que los clientes están menos satisfechos. Las quejas son varias, por lo que se decide hacer una reunión con los responsables de procesos para hacer un gráfica de Pareto que pueda determinar cuáles son aquellas causas predominantes y así trabajar en ellas.
• El equipo de trabajo se va a encargar de recopilar cuales son las posibles causas del problema inicial por medio de listas de verificación, resultados de las encuestas, las quejas, entre otros. Así mismo la frecuencia que estas tienen.
• Se debe hacer en Excel una tabla. Y empezar a identificar. En este caso digamos que la causa más recurrente es que no hay mucha información sobre las diferentes opciones que se tienen de excursiones, por lo que es insuficiente.
• El equipo de trabajo escoge trabajar en esa causa de forma que se busquen otras causas por medio de la curva 80-20. Se puede usar también otras herramientas similares como el diagrama causa-efecto, lluvias de ideas, etc.
• Una vez hecho esto, el equipo va a volver a repetir el mismo procedimiento anterior. Una vez que ya se cumple con esto el equipo escoge reunirse con los guías de las áreas para de esta forma poder identificar las cusas de forma profunda.