El diagrama que va a describir un proceso. Algoritmo informático o sistema lo vamos a conocer como diagrama de flujo. Es importante saber esto como punto inicial a este artículo. Este término será usado en los campos relacionados planificar, estudiar, documentar, mejorar y comunicar aquellos procesos que pueden parecer difíciles o complejos en diagramas que sean claros para leer y comprender.
Cuando te encuentres con algún flujograma, verás que se estarán empleando figuras como rectángulos, óvalos, entre otras, estas estarán presente para así definir el tipo de paso que se hace. También servirán flechas que tendrán el papel de conectar para que de esta forma se establezca el flujo y la secuencia.
Hay distintos tipos de diagramas, estos van a variar entre simples, dibujados a mano o incluso diagramas que han sido creados detalladamente con computadoras que van a describir diferentes procesos y rutas.
Los diagramas de flujo también se pueden conocer como mapa de procesos, diagrama de flujo funcional, mapa de procesos de negocios, diagrama de flujo de proceso, entre otros.
Historia del diagrama de flujo de proceso
En las décadas de 1920 y 1930 se empezaron a usar estos diagramas de flujo con el fin de que se registraran procesos de negocios. Fueron Frank y Lilian Gilbert, ingenieros industriales los que presentaron el gráfico de flujo de proceso a la Sociedad Americana de Ingenieros Mecánicos.
Luego, en 1930, Allan H. Morgense, ingeniero industrial usó esta herramienta para poder dar una conferencia que se trataba de cómo se podía aumentar la eficiencia en el trabajo a las personas de negocio de su compañía.
Con el paso del tiempo se fue difundiendo más este método de forma rápida. Incluso, en 194, Herman Goldstine y John Van Neumann hicieron uso de diagramas de flujo para así desarrollar algunos programas informáticos. Desde allí este proceso se disparó y empezó a usarse con mucha frecuencia hasta la actualidad.
¿Cómo usar el diagrama de actividades?
Los diagramas de flujo no se van a centrar únicamente en la programación informática, también pueden usarse en diferentes campos, ya que estos pueden servir para:
- Documentar y estudiar un proceso
- Estandarizar algún sistema o proceso para así generar mayor eficiencia y calidad
- Poder comunicar un proceso para lograr un entendimiento o capacitar a distintos sectores de la organización
- Puntualizar cuáles son los cuellos de botellas presentes en una empresa, así como la redundancia o pasos que no son necesarios para que un proceso esté optimizado
En el marketing y ventas
- Sirve para definir el flujo de una encuesta
- Dibujar y tener presente un proceso de venta
- Definir estrategias de investigación
- Divulgar políticas de comunicación
En los Negocios
- Entender procesos de compras y pedidos
- Mostrar la rutina de cada día o alguna tarea que ejecute un empleado
- Entender las rutas que eligen los usuarios en una web o una tienda
- Plantearse un plan de negocio o desarrollar un plan para un producto en concreto
- Llevar un registro de un proceso necesario para una auditoría.
Gráfico de flujo de procesos
Se les puede conocer por su siglas en inglés PFD o como gráfico de flujo de procesos. Este va a ilustrar las relaciones existentes entre los componentes principales presentes en una planta industrial.
Planificación y dibujo
Definir un propósito y alcance
Hay que preguntarse qué es lo que se desea concretar, si se están considerando correctamente las cosas para comenzar y tener un final exitoso con el logro del propósito concreto. Se hace una investigación que sea muy detallada, pero simple al momento de que se cree el diagrama para que luego se pueda comunicar a otras personas.
Identificar las tareas y organizarlas en orden cronológico
Ac{a se podrían involucrar las conversaciones que se tiene con las personas que participan, la observación detallada de algún proceso y la revisión de algún documento. Los pasos a seguir podrían plantearse como notas o empezar a diagramar en un borrador.
Organizar por tipo y figura que corresponda
Hay que distinguirlos entre procesos, datos, entradas, salidas, decisiones, etc.
- Se puede dibujar este a mano o usar algún programa.
- Verificar el flujograma.
- Es necesario confirmar todos los pasos con las personas que están involucradas con este proceso. Se hace una revisión para estar seguros de que no se dejó nada importante a un lado.
Cuando hagas tu gráfico de flujo de proceso
Se debe tener a la audiencia en mente, porque se necesita orientar los detalles del diagrama hacia ellos. Se necesita tener una comunicación entendible y clara, es el objetivo principal de cualquier diagrama de flujo.
Si el proceso que se presenta en el diagrama involucran a varios departamentos o equipos, se necesita considerar un diagrama que se base en carriles para que de esta forma se definan las responsabilidades de cada uno.
¿Qué es un flujograma?
Se puede definir como la representación gráfica del flujo o de la secuencia de rutinas simples. Van a contar con la ventaja de indicar cuál es la secuencia del proceso en sí, las unidades que están involucradas y quiénes son los responsables de la ejecución. Esto quiere decir que será la representación pictórica o simbólica de un procedimiento administrativo.
Entonces, es una representación gráfica que se encarga de desglosar un proceso hecho por cualquier tipo de actividad que se da en una empresa tanto de servicio o industrial, además de sus departamentos o áreas que conforman su estructura organizativa.
Va a ser de mucha importancia, ya que permite que se designe una representación gráfica de un procedimiento o lo que forma parte de él. Actualmente los diagramas de flujos son considerados por una gran parte de las empresas como un instrumento principal para la elaboración de cualquier sistema o método.
Esta es una herramienta sumamente útil para que se pueda entender de forma correcta las distintas fases que van a formar parte de cualquier proceso. También el funcionamiento de este, lo que va a permitir que se comprenda y estudie para que se puedan mejorar los procedimientos.
Los diagramas de flujo van a ser importantes en cualquier departamento u organización. Esto debido a que permitirá que se visualicen las actividades que son innecesarias y verificará si la distribución del trabajo se encuentra equilibrada. Esto quiere decir, si hay una buena distribución en las personas, sin que esto implique un sobre cargo de algunas.
Estos también son importantes para el diseñador, ya que por medio de este se ayudará en la definición, formulación, análisis y la solución de un problema. El diagrama ayudará a que se analice y comprendan estas etapas, con el fin de que se mejoren los sistemas de información para la administración.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo?
Las organizaciones van a constituir sistemas de procesos. Para esto, es indispensable que se identifiquen los procesos, como las relaciones que hay entre ellos. Luego, estos deben ser documentados y mejorados continuamente.
Para el análisis de los procesos y de la documentación, se necesita diagramar el flujo de las actividades. Así, los diagramas de flujo resultan imprescindibles para que se comprenda cómo estos actúan y se determina los puntos a mejorar.
Es por esto mismo que vamos a encontrar ciertas características informantes que van a determinar para qué sirve un diagrama de flujo.
Brinda una visión transparente del proceso
Primeramente, va a mejorar la compresión que se tiene del proceso, como mencionábamos antes. El grupo de actividades, sus relaciones y las incidencias presente en un proceso a veces no es simple de discernir a priori. La diagramación permite que se aprehenda ese conjunto y se vea más allá. Se centrará en los aspectos específicos de este y se apreciará las interrelaciones que van a formar parte del proceso, así como de subprocesos u otros procesos.
Aprendizaje
Por medio de este diagrama, se puede hacer visible cada una de las actividades de un proceso así como de sus relaciones. Esto brinda la oportunidad de hacer un análisis de la secuencia que este tiene y se pueda identificar cuáles son los puntos que necesitan mejoras.
Permite que se definan los límites de los procesos
Puede pasar que estos límites no resulten tan evidentes, debido a que no están definidos por los diferentes clientes o proveedores involucrados, sean estos internos o externos.
El límite es esencial. Al encontrarse los procesos relacionados entre ellos, es importante que se determine con precisión donde comienza y finaliza uno. Esta información va a dar con el flujograma del proceso.
Facilita la identificación de los clientes
Entre otra característica se encuentra que resulta más fácil determinar las necesidades y ajustar un proceso en pro de la satisfacción de las necesidades y expectativa que tiene el cliente.
Sirve para estimular el pensamiento analítico
Al momento de analizar un proceso, hace más factible que se generen alternativas que sean útiles.
Puede mejorar tanto costes como tiempos
Va a facilitar el estudio así como la aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tanto del costo como el tiempo de la actividad que se hace, por lo que mejora tanto la eficiencia como eficacia.
¿Cómo hacer un diagrama de flujo en Word?
Para crear este en Word, puedes hacer uso de SmartArt, que te hará el trabajo más sencillo. Esto debido a que cuenta con una gran variedad de diseños que mostrarán paso por paso cada proceso, inclusive cuenta diseños que cuentan con imágenes.
Para crear un diagrama de flujo con imágenes hay que ir a la pestaña insertar, luego ir al grupo de ilustraciones y seleccionar el botón SmartArt.
Verás una galería donde puedes elegir el elemento gráfico SmartArt que te guste, haz clic en proceso y después deberás hacer doble clic en Proceso de imágenes destacadas.
Seleccionar un proceso
Para poder agregar una imagen, en el cuadro donde se quiere agregar, hay que hacer un clic en el icono de imagen y seleccionar la imagen que se quiere mostrar en el gráfico. Luego se debe hacer clic a insertar.
Para poder escribir texto, se deben seguir estos procedimientos:
Haz clic en el texto, en el panel y empieza a escribir. Ten presente que si el panel de texto no está visible, puedes ir a la pestaña de Diseño y luego hacer clic en panel de texto.
Copia al texto desde otra ubicación o programa, haz clic en el cuadro texto en el panel y pégalo. Se puede seleccionar en el cuadro de los elementos gráficos Smartart y después escribe el texto.
Para que se puedan obtener buenos resultados, hay que usar esta opción después de añadir los cuadros que se quieran.
Añade o elimina cuadros
Para agregar: haz clic en el elemento gráfico Smartart al que se quiere añadir un cuadro. Puedes seleccionar con n clic el cuadro existente que esté cerca del lugar donde se quiere añadir el nuevo cuadro.
En la pestaña de Diseño, se debe ubicar en el grupo de crear diseño, la flecha que está junto a agregar forma y hacer clic en este.
Añade una forma a un elemento gráfico SmartArt
Si no logras ver la pestaña Diseño, entonces asegúrate de que se seleccionó el elemento gráfico smartart.
Para esto se deben seguir los siguientes pasos:
Para insertar un cuadro que este en el mismo nivel del cuadro que se seleccionó, se debe hacer clic a agregar forma detrás.
Si quieres añadir un cuadro a un diagrama de flujo, puedes agregar un cuadro a modo de prueba puedes antes o después del cuadro que seleccionaste para poner el nuevo cuadro en la ubicación que se quiere.
Añadir un cuadro desde el panel de texto
Pon el cursor al principio del texto donde se quiere añadir un cuadro. Escribe el texto que se quiera en el nuevo cuadro y selecciona entrar. Luego para que se aplique la sangría en el cuadro nuevo, puedes presionar la tecla TAB.
Eliminar un cuadro
De necesitar eliminar un cuadro, se debe hacer clic en el borde del cuadro que se quiere suprimir, lo siguiente será seleccionar eliminar.
Mover un cuadro
Cuando se quiere mover un cuadro, se debe hacer clic en el cuadro y luego arrastrarlo a la nueva ubicación que se le quiere dar. Para poder movilizar un cuadro en incrementos pequeños, se debe mantener presionada la tecla CTRL mientras se hace uso de las teclas de dirección del teclado.
Si se quiere mover un cuadro, haga clic en el cuadro y, después, arrástrelo a su nueva ubicación.
Ejemplos de diagramas de flujo
Ahora veamos varios ejemplos de diagrama de flujo. El primero de ellos es muy sencillo. Se quiere hacer un programa informático que sume dos números y que de el resultado en la pantalla.
El símbolo de resultado será uno usado en los diagramas que dan soluciones con el ordenador. Es el símbolo de salida del resultado. Esto es muy fácil. Solo se requiere ir colocando los pasos lógicos que se deben cumplir para hacer la tarea o el programa.
En el ejercicio se va a encontrar un inicio y un fin, así como una entrada de datos y para introducir los dos números, una operación hace la suma y una el resultado que se muestra. Cada uno de estos pasos va a ir acompañados con el símbolo que corresponde según el diagrama.
Otro ejemplo que podríamos tener de un diagrama de flujo para una operación fácil es este. Hay que imaginar que se tiene una lámpara y se desea hacer un diagrama de flujo para saber cuando esta no funciona.
Ejemplo: ¿Cómo determinar si un número es par o impar?
Ahora hagamos uno que va a mostrar el resultando en un triángulo en la pantalla. Como se puede ver, e este aun se han puesto las operaciones dentro de los símbolos. Esto se debe a que con la forma del símbolo mismo ya se logra entender.
No se usa mucho símbolo de tomar una decisión, es por eso que se hará uno con el que se pueda determinar si el número es par o impar.
Mod va a significar una división, por lo que mod 2 es dividir entre dos. Si se divide un número entre dos y el resto es 0, el número será par. En caso contrario, sería impar. Es allí donde se encuentra la decisión.
¿Al hacer la división entre dos el resto es cero? Se cuentan con dos posibilidades. Si lo es, se puede ver en la pantalla “sí es par”, si no lo es, se verá “no es par”. Esto se trata de toma de decisiones. Se toma una salida en base al resultado de la entrada.
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