Una empresa pequeña, es un modelo de negocio que, se caracteriza por tener pocos trabajadores y departamentos generalmente dirigidos por los accionistas de la compañía.
¿Qué es un organigrama de una empresa?
La estructura organizacional o conocido como organigrama es la herramienta de planificación estratégica donde se divide el trabajo, se establecen las reglas y los niveles de jerarquía entre el personal que labora en una compañía.
Si tenemos que definir el organigrama, tenemos que decir que es un esquema organizacional que va a representar gráficamente la estructura que tiene una empresa internamente. Esto va a ser muy necesario e útil para el departamento de Recursos Humanos. Debido a va a facilitar poder tener una visualización rápida de la jerarquía presente en la empresa por equipos. Esto será en función de quien va a reportarle a qué persona, o quien está a cargo de un empleado o equipo.
¿Para qué sirven los esquemas de empresa?
El organigrama de las empresas va a permitir que estas puedan estudiar de una forma organizada la estructura de la organización de una forma ordenada cada una de las partes que la compone. Tiene una función muy importante en el departamento de Recursos Humanos para reflejar la información de toda la organización. Como se mencionaba antes, en este se va a encontrar los nombres de las personas que tienen el mando en cada uno de los departamentos que componen a la empresa.
Un organigrama también va a permitir que se conozca una información importante sobre el funcionamiento de la empresa para que se puedan coordinar los diferentes aspectos de negocio y proyectos que se quieran cumplir. Además, este siempre es un buen indicador para saber el crecimiento de la empresa.
Importancia del esquema en las empresas
Trabajar por medio de una estructura basada en jerarquías les permite a las empresa tener orden en toda la organización, es por eso que el organigrama es tan importante para las compañías desde hace muchos años, pues expone de forma muy precisa y clara todas las posiciones en la empresa desde los altos mandos como presidentes, directores o gerentes, pasando hasta los demás empleados que están a sus cargos.
Una empresa que tenga establecido su organigrama, tendrá muchas ventajas con respecto a las que no lo tienen y se encuentran en el mismo sector. El trabajo interno estará guiado correctamente y en definitiva, se perderá menos tiempo en situaciones que ameriten rápidas soluciones, porque se supone que cada quien sabe a quién debe dirigirse cuando sea requerido.
Jerarquía de roles
Aunque es bastante importante tener definida esta organización jerárquica de roles, puede tener algunas desventajas si no se implementa con las medidas necesarias de comunicación y trabajo de relaciones públicas internas. Algunos empleados pueden sentirse incomodos al saber que están bajo el mando de alguien y que la cadena es mucho más amplia de lo que pensaba, pues esa persona que lo dirige, puede estar al mando de un puesto superior y así, sucesivamente.
Para las empresas que aún no definen su organigrama, es importante que analicen muy bien su perfil y escojan adecuada y acertadamente el tipo de organigrama ideal para su organización, de manera que no existan riesgos de desajustes internos por implementar un organigrama que no se apega al tipo de empresa.
Ventajas de los diagramas de empresa
- Conocer cuál es la posición de cada quien en una organización, es el beneficio más destacado de los organigramas en las empresas. Del mismo modo, cada persona que tenga cualquier cargo, sabrá exactamente a quien dirigirse en cualquier situación y estas personas a quienes ellos recurren, estarán al tanto de quienes son los empleados que están a su cargo, por lo que estarán prevenidos para atender cualquier evento.
- Una empresa sin un organigrama difícilmente estará organizada y se perderá mucho tiempo valioso en tratar de conseguir soluciones a los diferentes problemas que puedan presentarse. Tener presente que no solo genera un beneficio claro de organización, sino que es necesario para tener representantes que respondan ante situaciones de operaciones o administrativas y que esto es vital para el éxito de cualquier organización.
- Aplicado en cualquier empresa mejorará inmediatamente las forma de comunicación y aclarará las vías que deben usarse. Habrá distinciones entre jefes y empleados y, aunque esto no quiere decir que uno es más importante que otro, las responsabilidades están delegadas y esto hará que el funcionamiento de todos los procesos sea el más óptimo y se tenga más control en la empresa.
- Contar con uno va a ayudar a definir tanto los objetivos generales como los concretos de cada uno de los departamentos, y así hacer seguimiento de cómo estos se están cumpliendo.
- Los trabajadores tienen un camino claro hacia el ascenso en la empresa.
- Logra ilustrar la cadena de mando y cómo son las relaciones existentes entre los departamentos.
- Otras de las ventajas, es el poder dividir y distribuir las diferentes tareas entre los empleados, de más grandes y generales a lo más pequeños y específicos. Convirtiendo de este modo a los objetivos accionables que asegurará al crecimiento y los beneficios de la empresa.
- Facilita la detección de errores y fallos en la estructura con la que se organiza la empresa y con su optimización, el mejoro de las funciones.
- Esta herramienta le va a permitir al departamento de Recursos Humanos hacer ajuste que hagan más fácil la comunicación entre el equipo y los empleados, todo con el fin de mejorar el sistema de trabajo.
- Va a facilitar la distribución de la autoridad. Esto debido a que un trabajador se puede encontrar con muchos filtros de aprobación ante una tarea simple, o puede que existan problemas de comunicación de parte de un líder. Ayuda a que se detecten cuáles son aquellos roles que están funcionando efectivamente y cuáles deben cambiarse.
Las características principales del organigrama de una empresa pequeña son:
- Estructura simple: tiene una escasa línea media de mando y sostiene una comunicación directa entre las áreas estratégicas y de operaciones. En algunas ocasiones utilizan staff de apoyo.
- El ápice estratégico: está dirigido por el propietario de la compañía quien dirige la empresa y toma decisiones transcendentales.
Es importante mencionar, que el ápice estratégico es un equipo de trabajo denominado como la alta gerencia de toda empresa, cuyas responsabilidades giran en torno a garantizar que la compañía funcione mediante una supervisión general, establecimiento de relaciones con el entorno y estrategias a seguir por parte de las gerencias que están bajo sus cargos.
- La línea media: Tiene un responsable o supervisor que hacen cumplir las directrices del ápice estratégico. Además de comunicar y organizar las situaciones que se dan en el núcleo de operaciones.
- En las empresas pequeñas la línea media está conformada por pocas personas.
- El núcleo de operaciones: Se integran por los profesionales que saben realizar múltiples funciones. Las tareas serán supervisadas por un responsable o el ápice estratégico.
- El staff de apoyo: se refiere a la contratación de personal para resolver necesidades específicas de las empresas como limpieza, mantenimiento de computadoras, la realización de la contabilidad de la empresa, entre otras funciones.
Tipos de esquemas para empresas pequeñas
Las formas como se divide el trabajo en las pequeñas empresas tiene diferentes formas, como el organigrama lineal, funcional, por proyectos, por matrices y holocracia. A continuación se detalla cada caso.
Lineal
Es una forma de organización, que establece jerarquías de acuerdo a las funciones que desempeña un trabajador. En la actualidad, es una estructura organizacional que tiene poco.
Se caracteriza por ser muy rígida, dado que los empleados no contribuyen con la toma de decisiones de la empresa. Esta forma de organización establece un limitado intercambio de información y colaboración entre las áreas.
El funcionamiento de esta estructura organizacional consiste en distribuir las funciones dentro de la empresa de la siguiente manera, en la parte superior del organigrama se ubica el director, seguido por los subdirectores o jefes de áreas, quienes supervisar a los empleados que están por debajo de sus cargos.
Centralizado
Es uno de los formatos que más se utiliza dentro de las organizaciones al ser una estructura muy jerárquica, representada en forma de pirámide. En las empresas pequeñas el organigrama centralizado se caracteriza porque uno o pocos jefes, toman las decisiones o crean las políticas de la organización.
Además en las compañías de pequeñas dimensiones las operaciones tienden a no ser tan diversificadas y la alta dirección puede poseer las habilidades y conocimientos necesarios para gestionar todas las facetas del negocio, lo cual en una empresa grande no ocurre, porque un solo jefe no puede hacerlo todo.
Funcional
De acuerdo a las funciones de los trabajadores el diagrama funcional establece la jerarquía. Suele usarse en la gestión del conocimiento, y se está haciendo muy popular.
Dentro de sus bondades más destacables está permitirle a las diferentes áreas de la compañía que se comunique, además de admitirle a otros actores diferentes al director ejecutivo tomar decisiones importantes. Además evita a la desconexión con el funcionamiento general de la empresa del trabajador, al no permitir la especialización excesiva en una función.
Por otra parte, su mal desenvolviendo se debe a la existencia de múltiples autoridades para un trabajador por ejemplo, un empleado, puede responderle a dos direcciones diferentes lo que muchas veces genera caos.
Por división (descentralizada)
Es un tipo de estructura de una compañía que desea expandirse en el futuro. Se caracteriza por que la autoridad se delega en todos los niveles de gestión y organización dentro de la empresa.
Este tipo de organización empresarial, con distintos niveles de trabajo, tienen grados de autonomía para tomar de decisiones.
Una de ventajas está permitir la toma de decisiones más rápida y una mejor capacidad de adaptación a las condiciones locales y al contexto que tenga la empresa.
Por proyectos
En este esquema organizan las funciones de los empleados por grupos responsables de productos o proyectos específicos, lo cual permite el cambio constante.
En este tipo de diagrama, un trabajador tendrá que cumplir su trabajo con un director o un equipo en función del proyecto que se ha encomendado realizar. En esta organización se tendrá directores tanto proyectos existan, y deben funcionar independientes uno de otro.
Esta estructura organizacional es ideal cuando se requiere trabajar con base en actividades específicas que requieran de un límite de tiempo determinado, aprovechando el máximo potencial a los empleados según las necesidades de la compañía.
De matriz
Es un modelo que utiliza las funciones de las estructuras funcionales y por proyectos, es decir, los trabajadores están organizados por proyecto pero respondiendo a un nivel jerárquico. Por ejemplo, cada proyecto puede tener su propio coordinador de presupuesto, quien a su vez rendirá informes al director de presupuestos de la empresa.
Es un diagrama para las empresas pequeñas porque permite una mayor descentralización, además permite las operaciones de empresas ubicadas en diferentes países o regiones geográficas.
Esta estructura está diseñada para darles la oportunidad a los trabajadores a que se desempeñen en la labor que más tengan competencias, permitiendo que la información de la compañía sea accesible para todos.
Es un modelo que establece una estructura sin jefes, dando cabida a que las decisiones se tomen de forma distribuida entre los miembros de la empresa o de forma colectiva.
Herramientas para hacer organigramas empresariales
Algunas de las herramientas útiles que puedes usar para elaborar tu propio esquema organizativo están Microsoft Word, donde se pueden usar gráficos y Publisher herramienta hacer gráficos con diseños.
También está Power Point donde se podrán realizar presentaciones con cuadros de texto y vincularlos con los conectores disponibles, como autoformas de colores.
Dentro de las herramientas online gratuitas están Creately y Cogmap, que permiten hacer diagrama donde pueden colocarle escrito, formas, entre otras herramientas.
Crearle un organigrama a una compañía de pequeñas dimensiones constituye una columna vertebral para sobrevivir a los cambios del entorno con estrategia y asignaciones de actividades a los trabajadores de forma clara, flexible y adaptable.
¿Cómo hacer un diagrama de empresa?
Independientemente del tipo de empresa que requiera implementarlo, podrán hacerlo con los pasos que nombraremos a continuación, ya que incluyen los elementos esenciales que deberían tener todos los organigramas.
Cadena de mando
Este es el paso principal y uno de los más importantes. Se deben definir cuantas cadenas de mando habrá en la empresa, dependiendo del tamaño de la misma será más fácil o complicado. Aquí se determinará la jerarquía en toda la organización y cuáles son las obligaciones de cada trabajador. Se definirá quien toma las decisiones y quien será el líder o líderes.
Segmentación por departamentos
Es necesario crear grupos de trabajo o departamentos con tareas claramente definidas. En cada departamento habrá un responsable y varios cargos a su mando, estos se encargarán de llevar a cabo las tareas dirigidas a esa área de la empresa, que en conjunto con las demás, lograrán los objetivos determinados de la empresa.
Control
Siéntate a revisar cuantos empleados tienes y cuantos hay para cada departamento. Si en alguno de ellos hay demasiadas personas a cargo del líder, debes considerar integrar un nuevo miembro con una jerarquía similar a la del líder para que no haya cabida a salidas de control o cualquier tipo de error generado por el exceso de personas a su cargo.
Diseñar de arriba hacia abajo
Para que se te haga mucho más fácil, empieza a crear el organigrama desde los puestos más importantes y con más responsabilidad en la empresa. Desde el director, pasando por los gerentes o directores ejecutivos, por los responsables de cada departamento, hasta los empleados de menos responsabilidad.
Estructura sencilla y entendible
Asegúrate de que el organigrama sea sencillo de leer y que todos los empleados puedan ver y entender de manera rápida la estructura y jerarquización del mismo. Es importante que no haya errores o ambigüedades.
Mejora la toma de decisiones
Es importante que el esquema que crees mejore la toma de decisiones y no solo eso, todos los procesos de la empresa. De manera que si es un organigrama claro y preciso y se cumple a carta cabal la jerarquización y cada parte del equipo es responsable de su cargo, todo será un éxito.
Organigramas por tipo de empresa
Industrial
El organigrama de una empresa industrial va a ilustrar de una forma general la relación que hay entre los trabajadores que se desempeñan dentro de la empresa. Estas relaciones van a incluir tanto a los gerentes como a los subalternos y los directores ejecutivos de los distintos departamentos.
El sector industrial podría decirse que es una de las áreas más ordenadas, sistematizadas y complejas que hay. Esto debido a que con el paso del tiempo se detectó lo importante que es contar con una organización interna que inicie beneficios mayores y que le dé un respaldo a la producción.
El formato aceptado de hacer organigrama es poner al principio de la hoja al funcionario o el departamento que será central o principal y los demás se pondrán según el orden de rango que tienen. Cuando un esquema crece mucho, se puede dividir este en organigramas más pequeños, incluso por departamentos.
Los cargos de los empleados deben estar encerrados en cuadros o círculos. En algunos casos se usarán sus nombres. Por lo general se van a dibujar líneas de un cuadro o un círculo para que se pueda ejemplificar la relación que tiene un empleado o departamento con el resto.
Características del organigrama de una empresa industrial
- Debe ser fácil de entender, por lo que la información debe clasificarse de forma clara y real.
- El diseño debe ser serio y estricto
- Este debe mostrar la relación que hay entre los distintos niveles, la jerarquía que hay en cuanto a los cargos, las responsabilidades, funciones y el despliegue que tiene cada uno de los puestos de trabajo. Este se debe presentar desde la categoría mayor a menor nivel.
Estructura general del organigrama de una empresa industrial
Alta dirección
En esta estarán las autoridades máximas. Por lo que es el núcleo central quien se va a relacionar directamente con todos los elementos que van a componer la estructura de la organización. Puede controlar, administrar, ejecutar y supervisar los objetivos de la industria. Es por esto que se tiene que trabajar en equipo junto con los otros niveles para que se logre el éxito.
Departamentos
Estos son los entes que son especializados en funciones específicas. Cada uno de los departamentos va a contar con un jefe, aunque dependa de forma directa de la gerencia general.
Su función es cumplir con cada una de las actividades externas e internas que se puedan aprovechar en la industrial. Estos departamentos van a ser:
- Administración
- Desarrollo e investigación
- Producción
- Finanzas
- Control de calidad
- Personal operativo
Este representa el último nivel dentro de la estructura organizativa, en este se va a encontrar el personal obrero. Estos son los que hacen el trabajo productivo en las maquinas, servicios especiales y tareas de limpieza.
Niveles de jerarquía
Las organizaciones van a presentar una variedad de cargos que demostrarán los valores corporativos que se tienen, así como definir las responsabilidades de su puesto. Igualmente se va a asignar el lugar que va a ocupar el cargo dentro de la jerarquía de la empresa.
El mismo trabajo podría contar con distintos títulos, esto va a depender de la industria, empresa, ubicación y el tamaño que tiene la compañía.
Generalmente, las tres posiciones de más rango son la junta directiva que se va a componer por distintos miembros entre los accionistas, el presidente del consejo directivo y la gerencia general.
Cuando se habla de la junta directiva se hace referencia a aquellas personas que son externas a las operaciones de la organización, sin embargo el gerente general y el presidente de la empresa se va a reunir frecuentemente con la junta.
Gerentes de departamentos
Supervisar cada una de las operaciones diarias de la organización, sean grandes o pequeñas. Si se trata de una empresa pequeña, el gerente va a supervisar las tareas de todos los departamentos.
La estructura sería la siguiente: En la punta superior estaría la Junta directiva, le seguiría debajo el Presidente de la empresa y más abajo estaría la Gerencia General, de este último dependerá el Asistente general, como los Gerentes de administración, Gerentes de Desarrollo e investigación, Gerente de producción, Gerente de Finanzas y Gerente de calidad.
Debajo del Gerente de administración encontraremos al jefe de recursos humanos y el jefe de logística. En el caso del Gerente de Desarrollo e investigación, se encontrará debajo el jefe de diseño y el de muestras.
Por su parte, debajo de la gerencia de producción estará el jefe de manufactura, jefe de empaquetado e ingeniería industrial. Mientras que el departamento contable, el auditor y el jefe de caja van a responder al Gerente de Finanzas.
Comercial
En este caso, el diagrama de una empresa comercial va a dar detalle de la estructura interna de la empresa. Es relevante tomar en cuenta que esta tipo de estructura va a distinguir solamente la organización formal que fue establecida por la dirección, no por la informal que estará en la relación entre los empleados.
Es importante tener en consideración el tamaño de la empresa. Muchas de estas organizaciones tienen actividades comerciales, pero siempre va a depender del entorno que tenga para poder determinar si se requiere de un organigrama sencillo o uno más amplio y complejo.
Igualmente se debe considerar la labor comercial si esta solo va a relacionarse a un único departamento de la empresa o depende de un conjunto.
Estructura del organigrama de una empresa comercial
El diagrama de una empresa comercial debe ser por funciones. Este es el modelo más apropiado y fácil para las empresas comerciales, sean estas pequeñas o medianas. Este tipo de organigrama, cada actividad distinta de la empresa va a contar con su departamento.
Para tener un ejemplo de esto, en la parte superior se va a encontrar a la gerencia general, esto va a estar seguido inmediatamente de los departamentos de administración, producción y comercial. Igualmente, dentro del departamento comercial se va a encontrar el área de venta, compra, almacén y marketing.
Estos distintos niveles van a contar con la capacidad de responder a las necesidades y responsabilidades propias del departamento comercial. Pero, en algunas ocasiones se pueden alterarse por la falta de recursos o de personal que pueda garantizar el funcionamiento ideal de la empresa.
En empresas grandes se seguirá este orden inicial y dentro de la dirección industrial se va a encontrar fábrica 1, fábrica 2, etc. Debajo de la Dirección comercial estará marketing, ventas, logística y distribución. En el caso de la dirección financiera estará debajo contabilidad, tesorería, control de gestión e informática. Mientras que seguido de la dirección de Recursos Humanos estará nómina, gestión de personal, relaciones laborales y formación.
Constructora
El organigrama de una empresa constructora igualmente se tara de una representación gráfica de los roles y la estructura que tiene una empresa.
El trabajo que hace una empresa constructora se va a completar de forma general con un grupo de personas con distintos roles y especializaciones. Contar con esta herramienta ayudará a aclarar los canales de comunicación, así como las responsabilidades, tanto en lo interno como con algún cliente.
El gran grueso de las empresas de construcción pequeñas van a ser operadas por un propietario y menos de ochos empleados. En este caso, el propietario hace las tareas que tenga que ver con la gestión de la compañía: gerente de proyecto, agente de ventas, recursos humanos, trabajador calificado y gerente de presupuesto.
En cambio, las empresas que son grandes van a contar con más de cien empleados. Estas labores serán asignadas a personas que cuenten conocimiento en áreas especializadas.
Estructura organizativa de empresa de construcción
La estructura de una empresa de construcción se va a referir a la disposición de los roles del trabajo y de las relaciones operativas y de los reportes entre esos roles.
Los distintos roles y las responsabilidad, como compras, recursos humanos, marketing, finanzas, planeación de la construcción y de la construcción. Van hacer que esta estructura corporativa se va a organizar por las funciones o las áreas de responsabilidad más apropiada para el diseño de la organización.
Organización funcional para las empresas de construcción
Algo importante es que gran parte de estas empresas van a agrupar los roles que van a requerir habilidades y conocimientos parecidos en una estructura organizacional funcional. Esto va a aumentar la eficiencia de las operaciones y promoverá el desarrollo de la experiencia de cada departamento de la empresa.
La comunicación y la autoridad va a fluir desde el propietario del negocio hacia el equipo de gestión, esto va a estar seguido por los gerentes de proyecto o los supervisores, hasta llegar a los trabajadores de construcción.
Un organigrama típico que se puede conseguir será el siguiente: Junta directiva en la punta, seguido por el director ejecutivo. De este se va a desprender las siguientes gerencias o direcciones. Por ejemplo: director de proyectos, gerente de compras, gerente de ingeniería, director de recursos humanos, director de finanzas y director de mercadeo.
Debajo del director de proyectos se va a encontrar la gerencia de proyectos, supervisor de proyecto, coordinador de proyecto, supervisor civil, topógrafo y seguridad. Por su parte, debajo del gerente de compras estará materiales y suministros varios.
Inmediatamente debajo del gerente de ingeniería se encontrará el ingeniero de calidad, diseño, estimador de costos, ingeniero de planificación y el ingeniero estructural. Mientras que el director de recursos humanos va a estar personal, seguros y manejo de oficina.
El director de finanzas va a tener a cargo contabilidad y manejo de caja. Y por último, el director de mercadeo se encargará del departamento de marketing, ventas y publicidad.
De servicios
Las empresas de servicios tienen como fin comercializar servicios y no productos. Es por eso que la estructura organizativa que va a dar más ventaja para una empresa de servicio es donde los empleados manejen diferentes roles, según se necesite. Se usarán diferentes técnicas y habilidades interpersonales para que se pueda trabajar tanto con los clientes como con los demás miembros de la compañía.
Hay varios tipos de organización de servicios, por ejemplo aquellos que se pueden comprar y vender. Algunas empresas pueden proporcionar servicios de computación en la nube, otras van a ofrecer servicios médicos, tecnológicos, etc.
Cuando una organización requiere externalizar una función para no hacerla internamente, va a negociar con una empresa de servicios.
Estructura organizacional de una empresa de servicios
Debido a que las empresas de servicios por lo general tienen menos roles diferentes, demarcaciones mucho más flexibles entre roles y estructura descentralizada, los empleados de la organización podrían informarle a varios supervisores que tienen distintas expectativas y prioridades.
Para evitar en lo posible alguna instrucción que sea confusa y contradictoria, y una tarea sin tiempo o recursos suficientes. Algunas compañías usan una estructura que se basa en los procesos o servicios en vez de las funciones laborales.
En esta estructura, el propietario de un servicio será el responsable de los aspectos del servicio específico que hace la empresa. El dueño de un proceso es el responsable de los puntos que involucren esos procesos que involucrarán el servicio.
Esto permitirá que la empresa pueda especificar la prioridad que se le dará a los diferentes procesos o servicios, en vez de dejar que el empleado sea quien los determine él mismo.
Una empresa de servicios generalmente puede contar con las siguientes gerencias en su organigrama:
Tecnología de información
Prestará apoyo a las funciones empresariales. Este podría incluir sistema de gestión para los recursos humanos, las ventas minoristas, punto de ventas, etc.
Recursos humanos
Tiene un papel clave para el reclutamiento, la inducción y capacitación del personal. Así mismo en la capacitación de los gerentes para que se obtengan mejores resultados por los equipos de trabajo.
Este gerente también será responsable de las funciones administrativas, por ejemplo, nóminas y las que involucre la disciplina laboral y leyes.
Marketing y relaciones públicas
Esta gerencia puede estar separada o combinada en un mismo cargo, igualmente podría incluir las tareas de publicidad.
Se encargará de la promoción de la marca, usando los resultados de la investigación de mercado, para así aumentar o mantener una imagen positiva de la compañía.
Finanzas
Control de gastos, presupuesto, gestión de proyecto y una comunicación constante con los otros gerentes para ayudarlos en la planificación y administración de sus presupuestos, de forma que se le de garantía a la rentabilidad.
Servicio al cliente
La gran mayoría de las tiendas por departamento van a contar con un gerente dedicado al servicio al cliente o un área de la empresa para garantizar que las consultas que se reciban por parte del cliente sean manejadas de forma eficiente y rápida.
Esta figura será responsable de mejorar los distintos procesos que puedan satisfacer las necesidades que tiene un cliente, también de poder mantener esa satisfacción, dándole respuesta a los problemas que surjan oportunamente.
Ejemplo de una estructura organizacional de una empresa de servicios
Ahora vamos a describir lo que sería el organigrama de una empresa de servicios, en este caso de un restaurante:
En la punta estarían los propietarios, abajo y a un lado el consultor contable. Justo debajo de los propietarios estará el gerente general. De este se desprenderán dos gerencias, la de servicios y la de cocina.
Hablemos de la Gerencia de servicios, se dividirá en dos. La primera será atención y servicio al cliente, de esta se desprende el personal de limpieza, anfitriones y mesoneros. Ahora, la segunda área dentro de la Gerencia de servicios es el Comedor y barra, de esta va a depender el barman y el soporte de comedor/barra.
Con respecto a la gerencia de cocina, es decir el chef, tendrá a su cargo al personal de cocina, es decir que debajo de él estará el encargado de despensa, lavaplatos, preparador de alimentos y cocineros de línea.
Ropa y prendas de vestir
Cuando se trata de una venta de ropa minorista, el organigrama usual de la empresa estará dirigido por los mismos gerentes de los departamentos de diseño, compras, ventas y marketing. Quienes son los que van a depender o informar al director general de la compañía.
De acuerdo al tamaño que tenga la empresa habrá conexiones o asociaciones entre estos. Por ejemplo, ventas y marketing podrían ser un solo departamento.
De dar un ejemplo de lo que sería el organigrama de una empresa de ropa sería de la siguiente forma:
En la punta la dirección general, de la cual se desprenderán cuatro directores: director de diseño, director de compras, director de ventas y director de marketing.
Del director de diseño dependerán los diseñadores y técnico de calidad. Mientras debajo del director de compras se va a encontrar el gerente de abastecimiento y comprador de textiles.
Debajo del director de ventas se va a encontrar el gerente regional, gerente de ventas de viajes y gerente desarrollo internacional para los casos de las empresas grandes.
En el caso del director de marketing, tendrá debajo al equipo de Relaciones públicas, Marketing y Redes Sociales de la empresa.
Producción
Este organigrama en general se parecerá mucho al que vimos con las empresas industriales. En la punta de este se encontrará la junta directiva con los accionistas, debajo se encontrará el presidente o el director ejecutivo y justo por después encontraremos al gerente general. De este se van a desprender cuatro gerencias: Gerencia Financiera, Gerencia de producción, Gerencia de recursos humanos y la Gerencia de marketing.
En la Gerencia marketing la va a constituir dos ramas. En la primera encontraremos al tesorero, de este se desprenderá el auxiliar. La otra rama es la del contralor, de él dependerá el contador, que este podría tener uno o dos auxiliares, dependiendo del tamaño de la empresa.
De la Gerencia de producción se van a desprender tres jefaturas. La primera será el jefe de bodega, de este dependerá un auxiliar. La segura jefatura sería el supervisor de planta, de este van a depender los operarios. Y la tercera será el jefe de compras que tendrá a su cargo a los auxiliares.
La Gerencia de recursos humanos se va a dividir en dos áreas: el encargado de nómina y el encargado de selección de persona. Cada uno de estos contará con sus auxiliares.
Y por último, tenemos la Gerencia de Marketing que se dividirá en tres jefaturas: Jefe de producción y publicidad, jefe de ventas y el encargado de investigación de mercado. Cada uno de estos puede tener a cargo a uno o más auxiliares.
Alimentos
Los restaurantes de comida raída que se pueden encontrar en las ciudades no solo serán eso, sino que van a funcionar como una empresa completa que pone mucho esfuerzo y trabajo duro, todo por parte de sus empleados y departamentos.
Los alimentos que se coman de estas empresas son productos finales, detrás de esto hay distintas operaciones que involucran al marketing, finanzas, contabilidad, publicitad, etc.
Las empresas de alimento cuentan con necesidades de personal específico y debido a su estructura organizativa tiene que estar en sincronía con estas necesidades para que pueda funcionar adecuadamente.
Sin duda, el tamaño de la empresa va a determinar cómo es la estructura de organización. Los trabajadores por lo general asumen una función en los establecimientos pequeños, pero en realidad las empresas pueden tener el mismo marco básico, sean grandes o no.
Estructura corporativa
Las cadenas de comida rápida por lo general van a formar parte de alguna entidad corporativa, estas podrían ser franquicias.
Dependiendo de esto, la empresa de comida rápida puede contar con distintos puestos de trabajo, la estructura de la jerarquía se va a representar de la siguiente forma:
Ejecutivos corporativos
Una empresa dedicada a la comida rápida es principalmente una cadena corporativa que va a consistir en ejecutivos corporativos o gerenciales, que van a trabajar en puestos altos para manejar la empresa, dirigir las operaciones de ella y cuidar las finanzas de esta.
La jerarquía será la siguiente:
Junta directiva: los accionistas y los ejecutivos principales van a formar parte de la junta directiva.
Director ejecutivo: tiene el cargo más alto en cuanto a las operaciones de una empresa de alimento o comida rápida.
Director financiero: este va a estar en el nivel superior del departamento de finanzas. Gestiona todo lo que tiene que ver con el área de finanza del negocio.
Recursos humanos
En cuanto al organigrama de recursos humanos de una empresa, todo va a variar del tamaño que tenga la misma compañía. Sin embargo, en general se va a contar por una Director de Departamento, un especialista de cada área y personal administrativo.
Ahora, sobre la ubicación dentro de la estructura organización, se va a encontrar debajo del director o gerente general.
La estructura será de la siguiente forma: Arriba el director de recursos humanos o gerente. Debajo de él estará el departamento administrativo y laboral, el departamento de selección de personal, departamento de formación, departamento de desarrollo y departamento de prevención de riesgos laborales.
Textil
Las empresas textiles van a contar una estructura detallada. La parte superior de esta contará con la gerencia general y de esta se va a dividir en diferentes departamentos, como los de recursos humanos, contabilidad también se va a conseguir el departamento de diseño. Este se encargará de pensar y diseñar las prendas de cada temporada.
También se cuenta con el departamento de compras, que será el encargado de tomar decisiones importantes, como la definición de las categorías de productos, la calidad de los tejidos, los precios de las prendas. Los dos departamentos que mencionamos van a trabajar en conjunto.
Luego va a seguir el departamento de marketing, este se va a encargar de la comunicación y las estrategias de venta. Por último, está el departamento comercial, que también será importante, ya que va a definir los pilares estratégicos a seguir en cuanto a la distribución de sus productos.
Farmacéutica
Igualmente la estructura del organigrama va a depender del volumen de transacciones y la carga de trabajo que se tengan en las áreas. También dependerá de las ventas, el número de personas que se tengan, las sucursales, etc.
En general una empresa farmacéutica va a contar con esta estructura: en la punta estará el presidente, debajo de él cuatro vicepresidencias: Vicepresidente de investigación y desarrollo, Vicepresidente de mercadotecnia, Vicepresidencia de Producción, Vicepresidencia de finanzas.
Debajo de estos y dependiendo del presidente se van a encontrar las distintas gerencias: Gerente general de productos farmacéuticos, Gerente general de productos patentes y Gerente general de productos para el cuidado personal.
También es posible esta estructura: la punta la tendrá el directorio, que estará conformado por los accionistas o la junta directiva. A este le va a reportar el Gerente General, de quien dependerá su asistente y cuatro gerencias: Gerente comercial, Gerente de Recursos Humanos, Gerente de producción y Gerente de administración y finanzas.
Turística
Igualmente en este organigrama todo dependerá del tamaño de la empresa, su ubicación, número de trabajadores. Se va a dividir en departamentos, áreas, divisiones, etc.
Pero para ser más detallista podemos poder de ejemplo una empresa turística de agencia de viajes de turismo receptivo. La división de las áreas podría ser la siguiente.
La primera sería el área técnica: Departamento de diseño y organización de servicios de productos, Departamento de contratación, Central de reservas, Banco de datos y operaciones.
En el área comercial vamos a contar con la División de mercado y División de comunicación comercial. Y la tercera área sería la de Finanzas y administración.
Automotriz
Ahora, para poder ejemplificar y explicar la estructura del organigrama de una empresa automotriz vamos a tomar de ejemplo el de un concesionario Ford.
El rango más alto estará la junta directiva debajo de esto va a estar el Gerente general y de este van a depender tres gerencias: Gerencia de ventas, Gerencia de administración y Gerencia de Post Ventas.
Los que van a reportar a la Gerencia de venta serán los distintos facturadores, la secretaria y los vendedores. Mientras que la Gerencia de administración se va a organizar de la siguiente forma: tesorero y debajo de este la cajera. Luego debajo de la gerencia estará el asistente administrativo, el asistente contable, asistente tributario el mensajero y recursos humanos.
La Gerencia de postventas se va a dividir en dos áreas. La primer es la gerencia de repuesto que se compondrá de los vendedores de repuestos, vendedores de transferencias, almacenistas y el asistente de gerencia. La otra área será la gerencia de servicios. A este va a reportar los asesores de servicios de citas, esta área es amplia que se compondrá del jefe de taller, técnicos, lavadores y ayudantes de mecánica. Por otra parte, debajo de la gerencia de servicio estará el analista de garantía, asistente de postventas y el coordinador de servicios.
Software
En el caso de un organigrama de una empresa de software, en general, el mayor rango lo tendrá un director general. Debajo de él, a un lado estará el arquitecto de software, quien va a definir la arquitectura de los sistemas, entre otras cosas.
Luego debajo del director general se van a encontrar cuatro departamentos: Departamento de sistema y desarrollo de software, Departamento de soporte técnico y telecomunicaciones, Departamento de Servicio y atención al cliente y el departamento financiero.
Calzado
Este organigrama se va a orientar de mejorar la producción y la marca. Entre la estructura de este se va a encontrar lo siguiente:
CEO o Gerente General: este es el puesto de mayor rango dentro de la empresa. Su labor es administrar, supervisar y coordinar las diferentes áreas de la empresa.
Gerente administrativo: se encargará de administrar los documentos de la empresa, haciendo tanto los trámites externos como los internos.
Gerente de ventas o comercial: este va a preparar los planes de venta e igualmente el presupuesto de ventas. Va a determinar las metas de los objetivos que se tienen en el mercado.
Gerente de producción: este es muy importante. Supervisará todo el proceso de producción en las distintas fases.
Gerente de finanzas: se va a encargar el área financiera. Verificar los activos, pasivos y la capital social de la compañía para que se encentre en los márgenes óptimos.
Encargado de Recursos Humanos: este va a estar en un rango por debajo de los gerentes y supervisándolos. Igualmente captará al personal y hará las labores de nómina.
Representantes de venta: este también será supervisado por un gerente. Se encargará de ofrecer el calzado.
Supervisor de planta: tiene como tarea supervisar los procesos de fabricación para que se cumplan eficientemente.
Contador: su trabajo se enfocará en el estado financiero, estar al día con los impuestos y auditorias.
Transporte
El organigrama de una empresa de transporte, para que se tenga un ejemplo, se va a estructurar de la siguiente forma:
En el nivel más alto en jerarquía encontraremos a la Gerencia General, debajo de él estará Recursos Humanos, que a su vez se dividirá en dos área: administración y selección y formación.
Por otra parte estará la Dirección financiera y contabilidad, que va a responder a la gerencia general. Esta se va a constituir de dos áreas. La primera de ella será la dirección de operaciones, a la que deberá responder el equipo comercial y operaciones. Este último se va a dividir en cuatro ramas: calidad y medio ambiente, tráfico, prevención de riesgos y mantenimiento.
El departamento de tráfico se va a componer de exportación, nacional e internacional. Mientras que del equipo de mantenimiento se van a desprender los departamentos de instalaciones, vehículos y almacén de repuestos.
Volviendo al área de compras y administración se verá que está subdividida en los departamentos de compras, facturación, seguros, cobros y pagos.
Es necesario recordar que todas estas estructuras siempre van a cambiar de acuerdo a lo grande que sea la empresa, de sus recursos, número de trabajadores, etc. Estos factores serán determinantes a la hora de poder definir la organización que se tendrán dentro de una misma compañía.
